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1、订舱：货物出口前，要预先租船订舱。委托货代公司向船公司订舱，把订舱的要求向货代公司陈述清楚，比如，海运还是空运，货物名称，数量，船期，要定什么船。整柜还是拼箱，运费支付方式，提单内容显示能不能做到跟信用证符合等。一般是发货人制作一份订舱委托书也就是托单给货代去订舱。货代再向船公司去订舱。
2、报关：订舱后，要及时把报关资料（报关单，报关委托书，发票，装箱单，宁波出口报关时还要提供报关合同），实际工作中一般是先空白寄到货代那，报关前，发货人得到实际出货数据后做好发票，装箱单，报关单的电子数据据发给货代。
货代找报关行报关，现在出口宁波口岸的，无需寄纸质报关资料了，只要无纸化报关就行！故得在报关前进去电子口岸系统进行电子委托！
3、提单确认：开船前货代公司的操作员还会向你最后确认提单的内容。他们会发一张提单确认格式给你，这次确认相当重要，以后提单的内容就按这次最后确认的内容来缮制。
4、预录单：报关1-2天后，要向货代公司要预录单，预录单的作用是，可及时给外贸公司的财务提供正确的开票数据，并作为制作供退税和做帐的外销发票的依据。
预录单是一报关就有的。
5、外销发票： 及时把当月出口的做帐的外销发票打好（国税网上申请），以免误了财务退税。当月出口当月打好。如果隔月开，也不影响退税。
6、 结汇资料：货物出运后，要做结汇资料向客户收钱。
7、 申报：货款收到后需要在国家外汇管理局应用服务平台系统里进行申报。这个信息是报送到外管局的。
8、 结汇：在收到客户的货款后，及时结汇。
9、 报送： 电子口岸里出口退税那选择报送信息，报关出去N天后，有信息就选择全体报送，不要等到纸质报关单退下来再弄。这个信息是发送到国税局的。
10、 退单：报关后1个半月左右，货代公司会把报关单，场站收据等一并寄还公司。单证需要并把报关单的“出口退税专用”联给财务退税人员以便财务退税申报之用。
11、 备案资料：做好资料的存档工作和国税局的备案资料。每月月底做好一次备案资料交财务。国税局老师来查不查不一定，但是必须要有！
12、 归档：整套资料归档，以便以后查询。扩展资料：外贸单证涉及的常用单据有：
1、合同（CONTRACT）CONTRACT 是统称，买卖双方均可出具。可称为销售确认书SALESCONFIRMATION，买方出具可称采购确认PURCHASEDCONFIRMATION。
除了与国内销售合同相同的要素如买卖双方名址，签订时间、地点、交易货物品名、付款方式、违约责任以 外，还可以根据不同产品的特点附加条款。
2、发票（INVOICE）或称商业发票（CommercialInvoice）。外贸的“发票”概念和国内的财务发票完全不同。外贸发票是出口商自己制作、出具的文件，用于说明此票货物的品名、数量、单价、总值等，以及其他一些说明货物情况的内容。
发票格式不拘，但必须包括上述要素，并全名落款。
3、形式发票（PROFORMAINVOICE）样式近似商业发票，几乎可以直接把商业发票过来，标题改为“PROFORMAINVOICE”即可。形式发票的用处，一是类似于单方面合同，作为报价和确定 交易的工具。一些国家的客户喜欢“确认形式发票”的形式作为合同。
4、装箱单（PACKINGLIST）与外贸发票对应，性质一样，主要用于说明货物的包装情况，如品名、数量、包装方式、毛重、体积。
视产品类别的需要还可以加上其他详细说明，如净重等。样式与发票相仿，只是不需要注明货物价值。通常也需要若干正本和副本。
5、提单（BILLOFLOADING）提 单就是货物交付货运公司以后，由货运公司出具的证明，用以代表物权，以及在目的地提货。每个船公司都有自己式样的提单，但内容则大同小异。提单是最核心单 证，某种意义上就是货物的代表，货款的价值。
6、保险单（INSURANCEPOLICY）为防范国际货物运输中可能发生的毁损，对一些价值较高的货物，贸易商通常会办理保险。保险公司根据投保的险种开具保险单，作为货物单据之一。海运货物保险的险别，分为基本险别和附加险别两类。
7、原产地证原产地证包括一般原产地证（CERTIFICATIONOFORIGINA）和普惠制原产地证（GSPFORMA）。原产地证是证明我出口货物生产和制造地 的证明文件，是出口产品进入国际贸易领域的“身份证”。
参考资料来源：百科—外贸单证
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