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外贸单证操作流程:
1.外销合同。
2.订舱。客户下订单后,就可以通知货代订舱了。要告知货代准确的件重尺,特别是化工品的危险品,因为要做目的港确认的,如果件重尺有误,货物很难上船,或者会产生额外费用,耽误船期。
3.报关单据。在舱位确认后,就要及时(舱位确定当天或开船前一周)给货代寄报关单据。整套的报关单据包括:发票,箱单,合同,报关单,报关委托书,核销单。其中,发票,箱单和合同上要加盖中英文的长条章和手签章。报关单上加盖报关专用章,报关委托书一式三联,每联上都要加盖公章和手签章,核销单上两处骑缝处加盖公章,出口单位和代码处加盖组织机构代码章,共三处。核销单要及时在海关网上备案,即货物从哪个港口出,备案到哪个港口。在寄送前,再确认下单据是否齐备,章是否盖全,是否清晰。
4.预收款的登记。对于有预付款的客户,要求客户在开船前预付一部分货款,一般都是30%。外汇局规定,对于不超过30000美金的预收款,在国家外汇管理局网上服务平台上进行合同登记,超过30000美金的要拿着申报材料到外汇局审批。银行通知有钱到帐后,要及时给银行传真相应的发票或合同,上面要写明预收款多少金额,以便银行及时把此笔钱入账。隔天可以去银行取预收款的水单。拿到水单后,在外汇局网站上进行提款登记。提款登记后,口岸IC卡里就有了此票预收款的额度,就可以进行结汇了。注:对于每一票预收款,要及时在国家外汇管理局的网站上进行合同登记和提款登记,登记可以提高公司外汇的预收款额度和收汇额度。在货物顺利出运,且收到余款后,进行注销登记。
5.核对单据。货代订好舱,货物发到出运港口后,要及时联系货代的操作人员核对单据。客户要求的其他单据,像保险单,熏蒸证,产地证等,也要及时核对。核对单据的时候,一定要仔细认真,把客户的要求再仔仔细细的看一下,达到客户的要求。T/T条款的单据,一般客户没有很特殊的要求,基本上都可以达到。对于信用证,在接证之前,一定要仔细地审查客户的要求,要及时和银行或货代确认,某个条款是否能达到,对于确实做不到的条款,要及时和客户协商改证,对于模棱两可的条款,要注意提防,在银行或货代表明不好达到的,一定要坚决改证。要做到单单一致,单证一致。注:对于每一笔出运的单据,都要进行留底,复印+扫描,备查。
6.正本单据。在提单核对完,货物出运一周内,船公司就会出正本提单了。要先让货代扫描正本提单,再次确认下提单内容,如无误,就尽快让货代邮寄正本单据。正本提单出来后,其他客户要求的特殊单据也可以出正本了。所有这些单据的正本都出来后,整理发票,箱单和分析单,对于T/T的客户,在收到客户全款的后,按客户要求的份数,邮寄给客户;信用证要求下的单据,按照信用证的要求,在信用证规定的效期内,及时交给银行。注:对于收到的提单,保单等,提单一般是三正三副(或只有三份正本),保单是两正两副或一正两副,要仔细检查内容是都一致,章是否完整清晰,对于有问题的单据要及时退还,更改,以免时间长误事。
7.核销。货物出运后,一般30天左右,货代会把核销单和报关单退还。在收到退回来的核销单据时,要仔细检查下,核销单和报关单是否盖有海关验讫章,报关单上还要有代理报关行的报关专用章和报关员的章。首先,先在海关网上进行交单和报送。打印逐笔核销报表(盖公章),核销单,报关单(核销联和退税联),水单和发票,到外汇进行核销。核销后,盖上出口核销专用章,核销单上外汇局签注栏(两处),报关单(核销联和退税联)和水单上。核销完后,把核销单上的核销专用联,报关单的核销联和水单,发票(Commercial invoice)整理,归档。
8.退税。核销完后,把盖过核销专用章的水单复印一下(退税要用到),增值税发票,报关单退税联,核销单退税联,和发票(Commercial invoice);把相关信息录入到出口退税操作系统里(该系统的操作流程,论坛里有详解,这里就不再具体说明了)。拿着预申报的数据U盘和打出来的报表,去税局进行预申报(或者是直接上传到税局的预申报系统里);等税局系统里有信息,通知正式申报的时候,拿着正式申报的数据U盘和报表去税局退税。退税的报表上需盖公章和财务人员私章。
至此,基本上一个流程就结束了。
这要是详细了需要太多解释,您凑合着看,这些只是基本操作而已。
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