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无论在手工会计还是在电算化会计中,都要根据已审核的记账凭证登记账簿,称之为记账。反记账则是将已经登记入账的会计数据予以取消,它是记账的逆操作,是电算化会计系统中的一个概念,市场上销售的会计软件均有此功能。会计软件中要不要设有反记账功能,一直存在着争论。笔者认为,反记账功能是电算化会计系统对经济业务处理结果发生错误时予以修正的理想方式,只要对其使用设置严格的限制条件,完全可以使其成为会计软件功能的一部分。
一、反记账功能的作用
反记账功能在下述情况发生时,有着无可替代的作用:
1.大量的错误凭证被登记入账。这种情况在电算化会计系统投入使用初期非常容易发生。如果没有反记账功能,只能编制错账更正凭证予以更正,从而导致账簿中存在大量无用的冗余信息,影响对会计信息的使用,也不利于审计工作的进行。当审计人员查到错账时,它们也许会在后续的凭证中进行了更正,但这种情况大量出现时,审计人员会对错弊产生麻痹思想,影响审计工作的效率和查错能力。如黑有了反记账功能就可以及时取消错账,把错误凭证修正后再重新记账,账簿中的冗余信息、就可以大大减少,账簿就会变得简洁,便于利用。
2.账证不符。于工会计中由于会计人员的粗心常常发生过账错误,导致账证不符,这时,一般利用划线更正法予以更正。在电算化会计信息系统中,将记账凭证库的有关数据转入账簿数据库中,正式过账前要先对所记账凭证进行复核、核准,以保证其正确性,所以账证一般是相符的。但是当电算化会计系统遭受计算机病毒侵袭或者存放会计账簿数据的计算机硬盘遭受物理损害,也完全可能导致账证不符。无论是账簿错误还是凭证错误,或者账证都有错误,都无法象手工会计那样采用划线更正法、补充登记法或赤字冲消法来更正。的办法就是反记账。如果凭证数据正确、仅仅是账簿记录有误,取消错误的账簿记载后再将正确的凭证转入即可。如果是凭证有误,则不管账簿记录是否正确均应先取消账簿的记录数据,再对错误凭证进行修改,审核无误后重新登记入账。
3.记账过程意外中断。在手工会计中,不成为一个问题,记账人员只需随后接续下去登记就可以了。但在电算化会计系统中,记账是由计算机自动进行的,当意外断电、病毒侵袭等非常事件导致记账过程被意外中断时,财会人员无法了解到底已经登录了多少张凭证,也就无法在系统恢复正常后接续记账。从理论上说,对计算机和会计软件精通的人能通过查询账簿数据库记录等方法可获知记账过程中断时已登记的凭证,但对普通的电算化会计人员来说这是不现实的。而即使获知意外中断时已登记的凭证数,会计软件也不允许接续记账,的办法就是设置反记账功能。对此,会计核算的基本功能规范也规定会计软件“应当具有在计算机发生故障或者由于强行关机及其他原因引起内部和外部会计数据被破坏的情况下,利用现有数据恢复到最近状态的功能”,这里的最近状态就是对最后一次记账进行反记账后的状态。
二、反记账功能使用条件设计
反记账功能显然不是一个常用的功能,它只有在前述特殊情况下才使用。如果滥用反记账功能,不但影响会计处理的严肃性,也会大大增加工作量。许多人就是以此作为反对在会计软件中设计反记账功能的理由。为此,必须对其使用严格限制,限制的条件至少必须包括:
1.操作者必须是得到系统管理员授权的原记账人。在电算化会计系统中,记账人员应对账簿的正确性负完全责任。谁记账有误就只能由谁负责修正。反记账功能就是取消部分甚至全部的错误账簿记录后再重新正确记账,它是对错账的一种更正行为。为了保证记账操作的严肃性,操作者必须得到系统管理员授权才能实施反记账。 考试大伴你同行
2.只能在结账前进行。结账就意味着本期经济业务全部处理完毕,并在被认为正确后予以封账。结账也表明已经没有本期需要处理的经济业务,因而不再允许输入本期的记账凭证,也不允许对本期经济业务进行反记账。
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