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什么是商务备忘录

02月05日 编辑 39baobao.com

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Memo的内容有哪些?玛丽·葛菲(Mary Guffy)在她的《商业英语》一书中说,“备忘录用来解释政策、程序和指示;发布通知,提出信息和行动要求;答复要求。备忘录可以帮助人们提醒事物;可以对决定、电话交谈、会议提供书面记录。” 同一个机构中,同事之间交流很方便,为什么要花时间去写备忘录呢?杰克·洛明(Jack Romine)在《大学商务英语》一书中说,“在你走进办公室或拨一下电话就可以和同事们交流信息时,却要不厌其烦地写备忘录,这似乎是浪费时间,然而备忘录是书写者提供信息的书面记录;是接受者所要采取行动的书面提示。

” Memo的格式是怎样的?其格式一般较为固定,通常分为开头和正文两部分。开头包括To:(送交目标,即接受人), From: (写备忘录者),Subject:(主题)和Date:(日期)。该四项顺序通常如上所示,但日期之一项可置于最前面,也可以置于Subject之前。 在一些较大的公司或机构中,备忘录纸笺上端通常印有公司和机构名称和Memorandum或Memo字样,并印有开头部分:To, From, Date和Subject,但在一些小单位里,可能不会有格式打印出来的备忘录纸笺。

在打印或书写时,通常有两种格式:一种是每一行均顶左边齐;另一种是每段的第一行往后缩一定距离。 正文后面通常没有签名,个别的也有签名。 Memo的长度应怎样?多丽思·惠伦(Doris Whalen)在《商业写作手册》一书中说,“备忘录在长度上应该是一页或不超过两页”。拉里·罗宾斯在《商业写作与言谈》一书中说,“备忘录的长度一页就够了,因为备忘录只包括事情的要点,其余部分可写成较长的报告。

当然,备忘录的长度没有什么规定。...

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