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首先要了解文档管理的行业标准。目前ISO认证的企业通用管理规范为软件系统开发提供了通用的管理规定和行业标准，它涉及文档管理的整个生命周期。细分文档的生命周期，一般包括：创建、审批、发布、修改、分发、签收、追缴、归档、废止与恢复这样几个环节。那么当企业需要按照ISO建立标准的文档管理规范时，将从何入手昵？

对此，首先要将文档分为普通纸质文档和电子文档两类来讨论。通常情况，在一个项目中都会确定专门或兼职的项目文档管理员。对于纸质文档，文档管理员只需要关心如何将其较好地分类归档并保存，而之前的各个环节则要由整个项目组共同把握。

就目前业界项目的开发情况来看，电子文档使用较纸质文档更为方便、灵活、广泛。对于电子文档，我们大可不必头疼如何管理其整个生命周期。VSS(Visual Source Safe)作为一种电子文档管理工具给我们提供了完整的文档管理功能，它覆盖了文档管理全生命周期各环节的管理要求。VSS通过客户端/服务器（C/S）架构收集整个项目组成员的各类文档，通过管理员合理规划管理，将电子文档按目录保存并同时提供给整个项目组的不同成员使用。

除了VSS，目前可共享的电子文档软件还有IBM公司的Lotus® Quickr、HFS(Http File Server)、DOC-search（道思奇）、TeamOffice、Microsoft Office SharePoint Server 2007等。因此对于文档管理，重要的是如何规划并制定出一套适合于自身项目的文档管理规则。

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