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如何进行业务流程分析并优化

03月03日 编辑 39baobao.com

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一个流程的转变过程,是企业业务从完善不断走向完美的过程。优秀的流程,是一部完整的操作手册和作业文件。关键的业务流程是经多部门联合审议后再确定的,一旦确定,任何个人不得擅自进行更改,只有再次经联合讨论认可,才给予修改或更新,同时做好详细记录,以统一格式发布。

方法:

一、 业务流程挖掘

业务流程的获取和定义的主要途径:

1、 业务部门提出、交流和调研;

2、 《安全生产责任制》和《岗位责任制》以及贯标体系文件中所涉及的相关岗位业务流程;

3、 厂部下发的各类文件及相关规章制度

4、 工作成果:

形成按业务部门和岗位划分的业务流程汇总表

二、 流程整理及会审

1、 根据上述获取途径和工作成果,初步回类和梳理,往除冗余和非业务型流程,初步梳理和合并多头管理的业务流程;

2、 赋予流程编码;

3、 确定关键流程;

4、 形成《部门业务流程明细表》:

再次返回各部门,并签署确认表;

汇总反馈结果;

整理并汇总,形成《业务流程汇总表》第一稿

5、 第一稿会审:

三、 流程图绘制

1、 选择绘制工具、软件;

2、 相关人员的培训;

3、 根据第二稿,形成《业务流程绘制任务单》;

4、 对各部门完成的业务流程进行初步检查(文字错误、图形错误、明显的业务逻辑错误等);

5、 检查完成的流程再次通过各相关业务部门的确认,并签署最终的流程确认书;

6、 结合会审第二稿及流程图(表),汇总形成第三稿

四、 关键业务流程和企业信息化系统的整合

1、 信息化领导小组及流程管理人员、各相关业务部门及实施方共同确认并完成。

2、 根据关键流程及信息化要求,完成业务流程的信息化处理

如何利用各种数据分析的方法对业务流程进行优化

一、业务流程优化的内涵 流程就是一组将输入转化为输出的相互关联或相互作用的活动。企业流程是指为了完成企业的某一目标或任务而进行的一系列跨越时间和空间的逻辑相关活动的有序集合。企业业务流程关系到整个企业的运作,因而它是整个企业的核心,企业业务流程管理是企业管理的基石。 业务流程优化(Business Process Improvement,简称 BPI),是从企业绩效出发,对现有工作流程进行调研、分析、梳理、完善和改进,打破部门壁垒,增强横向协作,进而提高企业运作效率,降低企业整体运营成本,从而保持企业的竞争优势。

企业外部环境的变化和内部规范管理的要求促使企业不断进行业务流程的优化,以提高企业的竞争实力,实现企业快速、稳定、可持续发展。 业务流程优化的内涵是是以企业现有业务流程的问题为指向,对现有流程进行调研、分析、梳理、完善和改进,利用IT 技术和其他配套支持手段,在满足业务和管理需要的前提下,打破部门间的壁垒,按照最简单、最直接的方式运作企业业务流程,提升企业敏捷性及适应环境变化的能力,尽可能减少无效的或不增值的活动,减少等待时间、协调工作量和重复工作等。

例如,审批类流程要考虑审批的分级分类,重在审批规则、审批要素、预算控制和授权体系,减少审批层级和时间等等。

二、业务流程优化的原则 企业面对日新月异的外部市场环境和内部运行的低效率状况,原有的组织结构和业务模式已难以适应当前市场和经营环境的变化,必须对现有业务流程加以调整和优化。而很多企业在流程优化过程中面临着更现实的问题,如何去优化一条条具体的业务流程,应该遵循什么原则,流程优化才能按照正确的方向持续进行,本文将业务流程优化的原则总结如下: 1. 以流程为导向。

改变原有的职能导向管理模式,根据流程的要求设置相应职能岗位,而不是根据现有的职能岗位设计流程。实现从面向“职能”管理到面向“流程”管理的转变,提高业务流程的运转效率,从“流程”出发调整岗位职责、部门职责及绩效考核指标。 2. 基于现实。业务流程优化应充分考虑公司现有管理基础、资源能力现状。同时,应走出办公室,亲身体验,绝不可少数人闭门造车。

3. 循序渐进。业务流程优化是一个渐进式的过程,不可能一步到位。业务流程优化的基本过程是:现有流程描述——探讨其合理性——流程改善——流程运行——再探讨——再改善。这样循环往复的过程,在此过程中不断进行改善,从而最终达到最优设计。 4. 面向客户。流程的客户是使用流程产出的外部组织、内部部门或个人,流程存在的意义在于最大程度的满足服务对象的需求。

比如订单处理流程是满足客户对订单涉及的产品、服务、质量、交货期的要求。招聘及培训流程是向相关业务部门提供符合岗位要求的新员工等等。 5. 结果导向。客户是流程的终点,流程绩效应是客户意志的体现,流程产出应符合客户要求,流程的各组成要素及相互关系应以最快速度、最低成本、最小风险和最高品质的确保流程产出。 6. 职责完整性原则。

尽可能使一个人或一个部门完成相对独立的功能,明确流程节点之间的相互协作关系,这样才能打破部门间的壁垒,减少协调工作量。因此,流程优化应根据业务关联度的高低进行业务处理功能的分解和并归,将业务关联度高的业务处理功能归并到同一个岗位或同一个部门。 7. 并行原则。在流程执行过程中,应尽量缩短业务处理时间,对能够平行开展的工作尽可能安排平行开展,这样可以缩短流程各个节点之间的等待时间。

让流程后续过程中的有关人员参与前段过程,如果没有必要参与,也将前端信息及时传递给后续过程的参与者,消除信息孤岛,从而使节点之间进行良好的对接。 8. 价值增值。通过流程设计,应尽量提高与价值创造有关节点活动的运作质量,减少不必要的非增值作业环节,规范剩余节点中具体的活动内容,紧紧围绕为主价值链提供迅速和有力的服务。

9. 定义精确。流程的产出、流程活动、流程投入等各组成要素的特征必须定义精确、清晰,应尽可能量化。 10. IT 支持。业务流程优化过程应该尽可能的与信息技术应用相结合,即利用信息技术的手段规范管理体系、固化业务流程,并提高信息交互速度和质量。业务流程优化离不开IT 的支持,信息化是流程优化的基础,它是提供信息共享和执行业务流程的工具和载体,可以提高流程的运行效率和对外部变化的响应速度。

三、业务流程优化的步骤 1. 组建流程优化组织。业务流程优化工作是一项系统而复杂的工作,在决定进行流程优化前应该成立由企业高层、中层、业务骨干、咨询顾问组成的流程优化小组,对流程优化工作进行分工,确定流程优化的实施计划。咨询顾问应对流程优化小组成员进行流程管理专业知识培训,确保小组成员掌握流程梳理、流程分析、流程设计、流程图绘制、流程说明文件编制和流程实施等专业知识和技能。

2. 流程调研。流程优化小组应首先对企业现有业务流程进行系统的、全面的调研,分析现有流程存在的问题,确定流程优化后要达到的目标。一般的制造型企业的业务流程有数百...

我是怎么做流程优化的

在我十几年的企业管理实践中,感觉到流程和绩效确实是企业内在的非常重要两个车轮,他们运转不正常,企业的经营效率会大打折扣。2005年一家控股集团请我们去给其下属A公司做流程优化,这个控股集团三年前并购A公司,预期管理层能自我改进绩效,三前后非常失望。A公司是个铜加工企业, 2004年销售额16亿,利润只有1590万,其中有800多万是发行分摊利润和厂房拆迁结余费用,主营业务净利润只占总收入的0.463%。我们进入A公司,做完管理诊断后发现,主要问题不仅是业务流程问题,而是公司缺乏整体管理思考,在内部经营价值链之间存在着各自为政,绩效体系中各部门之间的绩效导向与公司经营目标相互矛盾,必然导致各部门只关注自己的绩效考核,不关心公司的利润,另外管理流程不严谨,跑冒滴漏很多,所以导致利润很低。

一、主要问题及表现:

1、 A公司按照经营价值链要求应该在内部设置利润中心、成本中心、费用中心和任务中心,形成一个有机整体,通过协作关系实现公司利益最大化,而事实上贸易公司、进出口公司、供应公司、生产工厂、物流公司的考核都与利润挂钩,混淆了各价值链的职责和定位,割裂了相互之间的协作关系,形成条块分割,造成内部矛盾,直接影响总利润;

2、 A公司没有形成一套行之有效的产品竞争策略,导致销售、采购、生产和运输各行其是,互相谋利,造成成本不能有效控制,利润很难提高。

3、 以生产为核心导致偏离客户利益的本位主义倾向,导致追求自身利益,损害了XX总体利益,生产成本不能有效降低,例如:生产工厂为了自己绩效达标,不惜使用电解铜以降低能耗和消耗,造成产品成本高居不下;

4、 由于各作业单元不是从公司整体利益考虑管理,流程中疏漏的环节很多,造成许多跑冒滴漏;

二、解决方法:

1、针对问题,抓关键环节,不做流程的全面更新,只对一部分影响效率和效益的流程进行优化改进;

2、广泛地了解企业各级管理人员的需求和意见,从中发现关键核心的问题,与管理人员一起探讨解决问题的方法;

三、改进内容举例:

1、按照A公司内部经营价值链要求明确界定利润中心、成本中心、费用中心和任务中心,使各个部门形成责任明确、分工协作的作业流程体系;

2、在整体流程体系中,重点改进四个核心环节:A、完善营销策略流程,关键环节是客户分析、产品策略、服务策略,新增产品配方制定流程,由市场部与生产公司一起制定产品配方,生产工厂只按产品配方的要求使用原材料,控制了原材料成本;B、改进销售订单流程,关键环节是配合绩效激励措施促进成交价格水平的提高;C、改进生产加工流程,关键环节是降低用料成本和质量控制;D、改进采购流程,关键环节是配合绩效激励措施促进降低采购成本;

3、解决跑冒滴漏问题:如:在废物料处理的作业流程中增加了独立检验控制环节,把住废物料品位鉴定关,铜灰、酸洗泥的铜品位检测由来的10-15%提高到40-60%,充分挖掘了出回收价值,一年能创造出300多万的利润。我们对所有业务流程和管理流程进行了梳理,对一些影响利润的业务流程中的关键节点进行优化。客户对流程优化的方案很满意。2006年第一季度实现净利润712万元,全年净利润达到5053万元;我能做好流程优化得益于我在企业工作15年,遇到过诸多的问题,也解决过许多难题,通晓企业内部的利益群体和各层级员工的心理动机,综合性地分析解决问题。通过企业管理和管理咨询的实践,我感觉企业改进管理的难点不是管理技术方法,而是要克服人的习惯和利益动机,引进新的管理技术方法,改变人的作业习惯,其难度比学习技术方法大许多倍,这对于一些没有管理经验的咨询顾问来说根本想不到,所以说,在现阶段中国企业的管理咨询中,要想成功,管理艺术成分要远大于管理技术成分的把握和应用。

如何做流程优化效果评估

伯特咨询为您解答:

流程的优化评估严格来说是要从以下方面来分析的:

流程的优化评估严格来说是要从以下

方面来分析的

一、目的

从实际运行使用效果,考察优化后流程运用的8个方面,顾客满意、周期、返工缺陷、决策制定人力资源利用、成本、信息有效性、流程管理,从而对优化后的流程做出综合的评价

同时,这种评估还可为流程再优化及流程优化综合管理提供依据,最终目标是对项目实现闭环控制。

二、范围

包括2012年流程项目中的14个试点流程。

三、责任分工

与评估相关的人员共两类:组织者,评估小组。

评估小组有4种角色构成:

流程执行者:选择1-2人参与评估。

流程客户:流程最终服务的对象。

业务部门主管或高层管理者:选择1-2人。

顾问。

1.组织者职责

组织成立评估小组,确定人员

根据评估的需要,从各部门获取所需的基本信息和数据

准备待评估流程的相关文档(包括流程图、流程说明、各种记录文件

准备和印制所需的评估表(本次评估的评估表表准备由顾问完成

组织整个评估过程

2.评估小组的职责

对待评估流程实施评估;

汇总评估结果,输出评估报告(本次评估由顾问完成此项)

四、方法

主要从8个方面评价流程的实施效果

顾客满意:顾客对流程输出的满意程度如何?

周期:相对于流程顾客的需求和流程目标,流程周期的适合程如何?

返工献陷:流程产生的缺陷和返工的程度如何?

决策制定:流程中决策制定的有效程度如何?

人力资源利用:流程资源利用的有效性和效率如何?

成本:流程的成本效率如何?

信息有效性:流程中信息的生成、交流、使用和管理的有效性如何?

流程管理:相对于流程目标,流程管理的有效性如何?

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