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如何做好施工合同动态管理

02月09日 编辑 39baobao.com

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合同履行阶段的管理是公司合同管理工作的核心。合同履行阶段的管理目标是:保证合同得到切实履行,防止合同履行中可能出现的各种风险,保证公司实现合同目的。

1.建立合同登记制度,分解和落实合同任务

公司要建立合同登记制度,对本公司的全部合同按照合同的类别、履行期限、发货单位、运输方式、结算方式、发货日期等进行分类登记,并及时记载合同订立和双方履行的情况。各签约业务部门应按月将所签合同的分数和金额汇总,报送公司法务部门,以便及时了解合同履行情况。

合同的履行需要公司内部各职能部门的组织协调和通力配合,公司应及时将合同任务按合同规定落实到各有关部门,做好原材料和能源的采购和供应,组织技术公关、筹集调度资金等具体工作,调动积极性,提高经济效益。各部门要将经营管理和合同管理密切配合起来,合同管理部门应以合同统计报表形式将合同履行情况上报管理层,使管理者掌握合同的履行情况,发现问题可以及时解决。

2.检查督促,推进合同顺利履行

公司高级管理人员和公司法务部门应经常深入各业务部门,了解其承担的合同任务落实的情况,检查和落实人员、资金和材料,督促合同执行部门按约定时间、地点和方式交付或接收合同标的,并对合同标的进行严格检验,采取多种形式比如合同统计报表、定期或不定期检查等方式,督促其按时按量完成合同规定的任务。

3.按约定交付货物,实行合同结算管理

公司作为供方时应按照合同规定的质量、期限、地点和方式等向需方交付货物,不能违反合同的约定。

在交接完合同规定的货物或产品验收合格后,公司法务部门应会同财务部门实行合同结算管理。合同双方当事人应做好合同货款结算事宜,按合同规定的价款、结算方式、结算期限,办理结算手续。

4.合同纠纷的排除

纵观常见的合同纠纷,大多是由于条款不完备,或者责任不明确,或者词义不确切,或者质量标准不具体,或者验收方法不统一,或者一方当事人履约能力差等原因造成的。正确、严肃地处理合同纠纷,通过对违约违法行为的制裁,追究违约方的违约责任,不仅可以保护守约方的合法利益,也是维护合同的严肃性,从长远角度预防或减少合同纠纷产生的有效方法。

在合同法中,对于合同纠纷的解决方式,规定仍然是比较灵活的,并且鼓励双方自愿协商。除法律所规定的致使合同无效的情况外,障碍的排除都可以建立在双方协商的基础上,可以通过变更或另行达成补充协议的方式进行。

但是,对于合同管理体系来讲,纠纷的排除必须遵循一定的内部管理程序。纠纷发生以后,首先是确定负责纠纷排除的专门人员,专司其责;其次是进行大量相关信息的调研和搜集工作,包括证据信息搜集、法律法规调研、相关案例的调研、相关商业信息的调研、技术信息的调研等;然后对所有搜集到的信息进行综合分析,衡量己方在纠纷中的有利和不利之处;最后,在分析基础上与对方协商,争取达成一致意见,对合同进行变更或补充。如果终究不能达成妥协,则只好求助于仲裁或诉讼解决;纠纷解决后,还要注意对相关合同信息进行及时更新。

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