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项目管理与工作中有太多事项需要计划、控制和管理，项目经理很容易迷失在这个过程中。所幸，市场上有各种各样的项目管理工具。当一个项目经理想要一种便捷高效的管理方法，首先他应挑选一些适合自己的工具，这之中包括很多要点。我们找出有效的软件应具备的5大特点，下面以8MSaaS PM项目管理工具为例，它能够让我们围绕结果去做事情，达成事半功倍的效果。
1、计划安排远程工作协同，对项目计划的制订和任务分配提出了更高要求。清晰的工作目标是高效的前提。8MSaaS PM可以在线编制项目计划，并能层层分解直到明晰。通过系统的任务分配明确每人的分工，整体进程清晰透明；系统提供工作分解结构、甘特图、资源分配等视图来帮助项目经理制定更为合理的计划。
2、过程监控能够对进行中的项目的所有方面进行实时监控是成功的项目管理的关键。8MSaaS最强大的功能之一就是对项目和项目组合进行实时的跟踪和监控。在项目的总概览页面，你可以直观地看到项目的计划进度、费用、质量控制和资源的情况，系统自动跟踪项目的进展状态，并用不同颜色的指示灯来预警，让你能尽早发现问题，从而降低项目风险。过程监控主要控制好两方面：进度和质量。
（1）进度监控进度监控很重要的一点是设立里程碑，这对项目的进度可测性是非常重要的。设立里程碑，关键是有效分解项目目标，而不是简单地切割时间表，要保证分解后的目标是一个完整的小项目或有明确的主题或交付。里程碑的时间间隔不超过二个月（微软公司的经验）。这样，由于里程碑的时间间隔较短，项目成员始终能清楚地看到目标，容易产生紧迫感和牵引力，通过努力每到达一个里程碑，团队成员都能切实感觉到项目的进展。8MSaaS PM提供可视化的里程碑进度报告，随时查看项目里程碑的执行情况，让你有机会进行早期干预，避免项目受影响。
（2）质量监控质量控制就是监督项目的实施结果，包括三点：① 事前控制：对那些可能引起项目质量变化的因素进行控制；② 事中控制：对质量实际情况的监视、质量误差的确认和采取纠偏措施，以消除质量问题；③ 事后控制：吸取经验教训，改进今后的项目质量管理工作。你可以使用8MSaaS系统通过制定质量控制规则、内部评审和验收规则等内部过程规范来实现质量管理。系统通过内部评审及验收的规范化，比如数量、完成进度、是否有内部审核等，来帮助控制可交付成果的质量。
3、沟通协作项目中消息可能是爆炸式的，项目经理每天与各方沟通，就会有各种消息需要收集、处理和分发。对处于消息风暴中心的项目经理来说，远程无疑增加了消息处理的难度和工作量。使用8MSaaS PM，经过系统自动发送消息给团队相应人员，消息在系统和邮箱能同步接收，可以保证消息的及时性和不遗漏。在项目沟通管理中，8MSaaS强大之处在于其数据的准确性和实时性，帮助提高团队沟通效率。特别是如果项目中有某个需求变更，需要调整，这时就需要尽快找相关负责人沟通。团队成员可以在系统内对项目某一任务或结果发起讨论或即时聊天，因项目资料、成员都在同一平台，不需跨平台操作，来龙去脉一目了然，这样有针对性的沟通更有效率。
4、工作汇报远程协作模式下，团队成员不见面，固定汇报模式和频率是及时掌握项目进展的有效方式。在8MSaaS项目管理软件上，团队成员只需在线填报工时单，就可以汇报任务进度。同时，8MSaaS的工时表功能可以自动地跟踪每个项目计划与实际的工作量，从而方便项目经理们掌握项目进度，以确保项目的顺利进行。
5、信息共享项目工作涉及范围广泛，远程时项目信息如何及时共享给各方？8MSaaS PM实时收集项目中的数据，并为各种角色提供面面俱到的工作汇报、仪表盘、报表等，即使团队成员身处各地也能实时获取到准确、一致的信息，为各方提供完整的决策依据。在项目过程中，我们还会有大量文档传递的情况。平时文档存在本地办公电脑上，有需要时才临时发给相关人。但在突发情况下，无法获取到本地办公电脑的文件，许多事可能就麻烦了。虽然目前有各类云存储，不过8MSaaS的项目管理过程本身就有文档收集， 更易于项目的文档集中管理，避免文件散落，并通过控制团队人员权限解决文档安全共享问题。
6、流程审批其实不仅远程协作时需要在线审批流程，即使是办公室模式下，线上化流程审批也同样重要。在8MSaaS系统内，用户再也不需拿着纸到处找人签字，直接在系统上发起申请，审批人能在个人待办中看到并处理。申请人能随时跟踪到流程处理情况，流程处理完时系统自动通知申请人。
7、移动办公要是遇到突发情况，身边连电脑都没有，怎么办？别担心，8MSaaS PM提供的移动端，涵盖了与web一致的必要功能，包括创建和分配任务、消息互通、工时填报、流程审批、文档提交与下载等，足够让项目团队只用手机，就使项目良好运转和执行。不仅如此，8MSaaS PM还能与钉钉完美对接，实时接收项目消息、查看工时、可交付成果、审批项目等等，大大提高团队的工作效率。
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