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会计档案管理制度 为加强会计档案管理，根据财政部、国家档案局发布的《会计档案管理办法》，结合我单位具体情况，特制定本办法。 一、 会计档案归档的范围： 1. 会计凭证：包括外来的和自制的各种原始凭证、原始凭证汇总表、记帐凭证、记帐凭证汇总表，涉及对外对私改造资料，银行存款（借款）对帐单及余额调节表等。年度终了都必须按照规定归档。 2. 会计帐簿：包括总帐、明细帐、日记帐、各种辅助登记簿等。 3. 财务报告：包括《会计制度》规定和主管部门临时通知编报的主要财务指标快报，月、季、年度会计报表，报表附注及财务情况说明书。上级主管部门对报告的批复及社会审计的审计报告。 4. 其它会计核算资料：凡与会计核算紧密相关的，由会计部门负责办理的有参考价值的数据资料。 5. 增值税专用发票和普通发票。 二、 会计档案的整理： 会计年度终了后，应将装订成册的会计档案进行整理立卷。各种会计档案应按会计档案材料的关联性，分门别类地组成几个类型的案卷，将各卷按顺序编号。 1. 会计凭证 （1） 按月立卷：每月末将装订成册的凭证，统一登记案卷目录，每月立卷一份。 （2） 分散装订：根据凭证的多少，分散装订，做到整齐、牢固、美观。 （3） 装订封面的所有内容要填写齐全，包括：单位名称、年度、月份、起止日期、号码、装订人签章等。 2. 会计帐簿：各种会计帐簿办理完年度结帐后，除跨年使用的帐簿外，其它均需整理妥善保管。 （1） 会计帐簿在办理完年度结帐后，只在下一行的摘要栏填写“结转下年”字样，不填其它内容。 （2） 会计帐簿在装订前，应按帐簿启用表的使用页数，核对各个帐户帐面是否齐全，是否按顺序排列。 （3） 活页帐簿去空白页后，将本帐面数项填写齐全，撤去帐尺，用坚固耐磨的纸张做封面、封底，装订成册。不同规格的活页帐不得装订在一起。 （4） 会计帐簿的装订顺序： a. 会计帐簿装订封面； b. 帐簿启用表； c. 帐户目录； d. 按本帐簿页数，顺序装订项页； e. 会计帐簿装订封底。 （5） 装订后的会计帐簿应牢固、平整、不得有折角，掉页现象。 （6） 帐簿装订的封口处，应加盖装订人印章。 （7） 装订后，会计帐簿的脊背应平整，并注明所属年度及帐簿名称和编号。 （8） 会计帐簿的编号为一年一编，编号顺序为总帐、现金日记帐、银行存（借）款日记帐、分户明细帐、辅助帐。 3. 会计报表 会计报表编制完成并按时报送后，留存报表均应按月装订成册，年度终了统一归档保管。 三、 会计档案的归档保管： 1. 当年的会计档案在会计年度终了后，可暂由财务部门保管一年，期满后存入档案并由专人保管。 2. 会计档案管理人员负责全部会计档案的整理、立卷、保管、调阅、销毁等一系列工作。 3. 机构变动或档案管理人员调动时，应办理交接手续，由原管理人员编制会计档案移交清册，将全部案卷逐一点交，接管人员逐一接收。 四、 会计档案的借阅使用： 1. 财务部建立会计档案清册和借阅登记清册。 2. 凡需借会计档案人员，须经财务负责人或单位领导批准后，方可办理调阅手续。 3. 借阅会计档案人员，不得在案卷中标画，不得拆散原卷册，更不得抽换。 4. 借阅会计档案人员，不得将会计档案携带出外，特殊情况，须经单位领导批准，需要复制会计档案的，须经财务负责人或单位领导批准后方可复制。 五、 各种会计档案保管期限： 1. 会计凭证保管15年。 2. 会计帐簿保存15年，其中现金和银行存款日记帐保管工作，保存25年。 3. 会计报表保存10年，其中年度决算表永久保存。 4. 发货票保管5年。 六、 会计档案的销毁： 1. 会计档案保管期满，需要销毁时由档案部门提出销毁清单，汇同财务部门共同鉴定后，编制会计档案销毁清册，报经主管经理和上级主管部门批准后，方可销毁。对其中未了结的债权、债务的原始凭证，应单独抽出，另行立卷，由档案部门保管到结清债权、债务时为止。 2. 按规定销毁会计档案时，应由档案部门和财会部门、审计部门共同派人监销，监销人在销毁会计档案以前要认真清点、核对，销毁后，在销毁清册上签名盖章，并将监销情况以书面开式报告有关领导。
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