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如何抓好新时期办公室建设和业务创新的思考

01月25日 编辑 39baobao.com

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1 思想认识上 办公室是一个综合办事机构,在一个单位中起着承上启下、综合协调、参谋助手、督促检查和服务保障的作用。它的工作可分为两大类,一类是事务性工作,一类是政务性工作。政务性工作主要包括:调查研究、综合分析、收集反馈、当好领导的参谋和助手。事务性工作主要包括:公文处理、公务接待、上传下达、沟通协调、后勤保障等。

概括起来就是:参与政务,管理事务。这就决定了办公室工作事多且杂,这是大家公认的,但是在诸多繁杂的事务中,却有着非常强的专业性,譬如,公文文种的选择、信息流转的程序、文字材料的思路、档案管理的标准、后勤保障的高效、综合协调的分寸等等,都具有很强的专业性,而且覆盖面大,触角延伸广,不经过一定的业务培训和学习,是不可能做好这些工作的。

但是,在一些企业里,尤其是在一些老国有企业中,办公室工作的重要性没有得到特别的体现,在一些人的思维中,仍然把办公室当成勤杂处,认为办公室工作不外就是端茶倒水、接打电话、收发文件、打扫卫生、传递东西等,办公室人员就是勤务员、服务员、传递员,更重要的是,很多办公室工作人员也认为办公室工作既产生不了经济效益,也干不出什么成绩,工作比较被动。

甚至在一些地方,办公室工作人员是一人兼任多职,模糊了办公室工作的专业性和重要性。 2 业务素质上 办公室工作具有很强的政治性、政策性和专业性,工作人员不仅要具备较高的政治素质和政治敏锐性,还要具备较强的业务能力和文化素养,既要有综合分析、文字表达的能力,又要有沟通协调、调查研究的能力,还要会使用各种办公室设备,这些能力的要求,就需要办公室工作人员的知识结构丰富、视野广阔、思维清晰,要具备知识“复合型”人才的标准。

但同时,办公室工作的广度,决定了它的选择面的宽度,有些工作,譬如,打字、传真、复印、会务招待等,被认为不需要有多么专业的知识,只要按部就班地做,好像人人都可以做,人人也都能做好似的,所以,很多时候,在这些岗位上安排的工作人员的专业素质及业务水平要相对低一些,而且有些单位,把老一辈的经验照搬照抄,师承很好,创新全无,也有些“半路出家”的人员,没有合适的部门可去,首选办公室,如此等等,从而造成办公室工作人员素质参差不齐、专业水平不强、人员结构不合理等。

3 服务质量上 “办公室工作无小事”,体现了办公室工作服务一切的核心,服务工作是衡量办公室工作质量和水平的重要标准。做好服务工作,不仅要有服务意识,更要有服务实效,提供优质高效的服务。新形势下,随着各项工作任务的增多,对办公室工作提出了新的要求,促使办公室人员在节奏加快的同时,要不断创新思维能力,主动工作、超前服务,不断提高服务的质量和品质。

随着社会飞速发展,知识更新日新月异,现代化办公也早已进入到办公室工作中,尤其是当前推行的信息化办公等,还包括一些新型的办公设备的操作、运用、维护、管理等,办公室工作人员不仅要人会我会,更要人会我精,才能确保工作的高效开展,满足各方面的需求,做好服务工作。但是,从当前的一些情况来看,还存在着被动工作,执行力疲软的情况,有事做事,无事闲坐,工作状态是低水平运转,缺少创新和工作的热情。

从小的方面来说会更加凸显办公室“无甚大用”的尴尬局面,限制了办公室工作的深入开展,从大的方面来说,可能会影响领导的决策和工作部署,影响到全局的工作。针对上述情况,笔者认为,做好办公室工作还需要做好以下几点工作: 3.1 加强认识,转变观念“只有真正认识和了解自己的工作才能从心底热爱它”,办公室的纽带作用,使得办公室成为联系上下、沟通内外、旁通左右的一个中心枢纽,也使得办公室工作的任务更加繁重。

它的工作任务可以简单地概括为:“办文、办会、办事”,这六个字,看似简单,但是却涵盖了极其丰富的工作内涵。文件,反映着一个单位的信息传递、工作效率、执行力度等,会议承办反映着一个单位的形象和作风;各类事务的处理,则反映了一个单位的工作特点和能力。所以办公室工作很重要,它的重要体现在“事无巨细,务必执行到位”,办公室工作人员要转变观念,充分认识到自己工作的重要性,并保持强烈的事业心和责任心,努力做好本职,奉献岗位。

3.2 加强学习,提高业务新形势赋予办公室工作新的内涵,也对办公室工作人员的知识结构、能力素质提出了更高的要求。做办公室工作,入门不难做好难,办公室工作人员不仅需要强烈的事业心和责任心,更需要具备很强的综合素质,概括地说,要努力做到“眼勤、耳勤、脑勤、手勤”,通过广泛的“看、听、思、写”来认真地分析、研究、协调问题,只有这样,才能结合自己的工作特点和性质,做好办公室工作。

所以,办公室工作人员要树立学习意识,与时俱进,把提升能力,提高业务水平作为职业生涯不断前进的目标。一方面要加强政治理论学习,培育高水平的政治理论素养,建立全局视角,为办公室工作打好理论基础;一方面,要不断强化岗位业务学习和培训,认真学习业务书籍,结合每年开展的...

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