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邮件合并的三个步骤来: 一、在Excel中准备日期数据 周历需要的数据并不复杂,只需要2007年1月1日到2007年12月31日的日期数据即可。 一年365天是不可能正好填满每一周的,所以要往前和往后多取几天,也就是加入2007年1月1日所在周的2006年的日期,以及2007年12月31日所在周的2008年日期。同时,还必须确定,这个“周”是以星期一开始,还是星期天开始。比如,如果每周都从星期一开始,那么2007年1月1日正好是星期一,不需要往前取2006年的日期。但如果每周从星期天开始,则需要往前取到2006年12月31日。示例还是按中国习惯,每周从星期一开始,那么所日期数据是2007年1月1日到2008年1月6日。 打开Excel,在第一个单元格,即A1中填入“日期”,然后在A2中填入2007-1-1,然后选中A2到A372共371个单元格(为什么是371个单元格?因为7*53=371,也就是正好53周的日期),现在打开菜单“编辑→填充→序列”,并在随后打开的序列对话框中如下图设置并确定: 这样,从2007年1月1日到2008年1月6日一共53周的日期就产生了。现在来看看在Word中制作周历时需要的数据:月份、日期、星期几和第几周。除第几周外,其它几项都可以通过Excel的Text函数获得;而第几周在日历打印过程中正好就是第几页,所以不需要在Excel中准备,只需要在Word中适当位置插入页码就行。 虽然Text函数可以很方便的格式化日期,但是,Excel的帮助文档中似乎并没有提供格式化字符串的具体参数。其实没关系,它提供了一个更好的东西来帮助生成格式化字符串——单元格格式。 比如需要取得2007-1-1的月份,以中文显示为一月,可以这样操作。 1. 任选一含日期单元格(含日期主要是为了预览),从右键菜单中打开“设置单元格格式”。 2. 在弹出的单元格格式对话框的“数字”选项卡中,选择分类为“日期”,类型为“三月十四日”,因为这个最接近我们需要的格式。 3. 关键的一步,在分类中点选“自定义”。这时候在右边的类型处出现了格式化字符串“[DBNum1][$-804]m"月"d"日";”。 4. 从格式化字符串中去掉关于日的部分,得到“[DBNum1][$-804]m"月";”,同时在预览中可以看到以“一月”这样的格式显示日期。 如上步骤,已经取得输出“月份”的格式化字符串。同样的方法,可以取得输出“星期几”的格式化字符串。现在准备就绪,可以在Excel中继续生产制作周历所需要的数据了。 在B1、C1、D1、E1单元格中分别入“月”、“周”、“日”、“周序号”。然后在B2、C2、D2、E2中分别录入公式: B2 =TEXT(A2,"mm月") 说明:考虑了一下,还是写成“01月”的形式,如果用中文十一月和十二月都会多一个字 C2 =TEXT(A2,"[DBNum1]aaaa") D2 =TEXT(A2,"dd") E2 =INT((ROW()-2)/7)+1 说明:Word中插入页面大家都会,不如示范一下用公式来取得第几周。其实也很简单,就是找第几周和行号的关系了。另外一种方法是根据1月1日是一个星期的第几天(星期几)来算,这个算法复杂得多,不作介绍了。 将B2到E2的公式填好之后,选中这4个单元格,有没有看到选区外框的右下角有一个方形的点?将鼠标移上去之后,鼠标会变成实心的十字形。对了,就是这个点,双击它,刚才写的公式就往下填充到了372行。怎么样,快吧? 将Excel表格保存为“2007日历.xls(或其它名字)”。现在数据准备好了,该准备Word模板了。 二、用Word制作周历模板 虽然Office2007已经发布了,但是用Office2003及以前版本的人还是多数,所以以Word2003为例。在Word2007中的操作也类似,只是邮件合并的操作略有不同。关于邮件合并的详细详解,请参考我的另两篇文章:《在Word2003中使用邮件合并》和《使用Office打印成绩通知单和成绩条》。 新键一个Word文档,适当的调整页面边距。然后在第一行输入“2007年第N周”。 新起一行,插入一个7行3列的表格,并按前面的图示调整好表格的大小的表格线的颜色。在设置行高的时候有一个小窍门哦——将表格底线下拉到页面,然后选中整个表格,从右键菜单中选择“平均分布各行”即可。如果想让周六和周日的高度不一样,可以先调整第五行的底线到合适位置,然后分别选中前五行和后两行,各进行一次“平均分布各行”即可。 然后在第一个单元格里按图示填入星期几、月份和日期,并设置好字体及大小。 下面准备引入数据。 1. 右击Word工具栏,选择打开“邮件合并”工具栏(如果不知道在哪里,也可以从菜单里找到:视图→工具栏→邮件合并)。 2. 点击工具栏上的“打开数据源”按钮,选择刚才的Excel文档和正确的工作表。 3. 将“2007年第N周”中的那个“N”替换成“周序号”域。通过工具栏上的“插入域”可以找到“周序号”及其它域。 4. 将第一个单元格中的星期几、月份和日期分别替换成“周”域、“月”域、和“日”域。 5. 在表格第一行的第二个单元格中插入“下一记录”Word域。方法是在邮件合并工具栏上点击“插入Word域”并从中选择“下一记录”。 6. 选中第一行,复制;再选中剩余的6行,粘贴。 7. 很关键的一点,删除第7行第二个单元格...
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