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原发布者：ygygdwh商务写作指南：商务邮件开头如何写？Ifyoudon'tknowthenameofthepersonyouarewritingto,startbusinessemailswitheitherofthefollowing：如果你不知道邮件是写给谁的，商务信函可以用下面任意一种方式开头：DearSir,/DearMadam，尊敬的先生，/尊敬的女士，DearMadame,iswrong.“亲爱的夫人”这种写法是错误的Ifyoudon'tknowwhetheryou'rewritingtoamanorawomanuse：如果你不知道是写给先生还是女士，可以写：DearSirorMadam，尊敬的先生或女士，ItisnotusualtostartanemailTowhomitmayconcern.Thisshouldbereservedforlettersofreferenceorsimilarcommunicationswhentherecipientisanunknownthirdparty.以“致相关人士”开头并不常见。这种用法一般用在推荐信或与其相似的交流中，收件人是不了解的第三方。Itisalwaysbettertousesomebody'snameifyouknowit.Ifitisthefirsttimeyouarewritingtosomeone,useeitherofthefollowing：如果知道对方姓名，邮件中写上总是好的。
如果这是你第一次写信给某人，可以用下面任意一种方式开头：Formen:DearMrXXXX，写给男士：尊敬的XXX先生Forwomen:DearMsXXXX，写给女士：尊敬的XXX女士Onceyougettoknowsomeone,i.e.afterexchangingoneortwoemailsorifyoumeettheminperson,itisusuallyOKtousetheirfirstname.一旦你认
商务信函怎么写
中文商业商务信函的写作格式
如同一般信函，商业信文一般由开头、正文、结尾、署名、日期等5个部分组成。
(1)开头
开头写收信人或收信单位的称呼。称呼单独占行、顶格书写，称呼后用冒号。
(2)正文
信文的正文是书信的主要部分，叙述商业业务往来联系的实质问题，通常包括：
①向收信人问候；
②写信的事由，例如何时收到对方的来信，表示谢意，对于来信中提到的问题答复等等；
③该信要进行的业务联系，如询问有关事宜，回答对方提出的问题，阐明自己的想法或看法，向对方提出要求等。如果既要向对方询问，又要回答对方的询问，则先答后问，以示尊重；
④提出进一步联系的希望、方式和要求。
(3)结尾
结尾往往用简单的一两句话，写明希望对方答复的要求。如“特此函达，即希函复。”同时写表示祝愿或致敬的话，如“此致敬礼”、“敬祝健康”等。祝语一般分为两行书写，“此致”、“敬祝”可紧随正文，也可和正文空开。“敬礼”、“健康”则转行顶格书写。
(4)署名
署名即写信人签名，通常写在结尾后另起一行（或空一、二行）的偏右下方位置。以单位名义发出的商业信函，署名时可写单位名称或单位内具体部门名称，也可同时署写信人的姓名。重要的商业信函，为郑重起见，也可加盖公章。
(5)日期
写信日期—般写在署名的下一行或同一行偏右下方位置。商业信函的日期很重要，不要遗漏。
英文的：
1、信头 The heading
信头就是指书信中发信人的地址和发信的日期等。
通常情况下，公司都会专门印制带有信头的信笺纸，包括发信人的姓名，地址，电话，传真等。当我们撰写传统信件时，直接使用这种信笺纸就可以。
2、编号（写信人的名字缩写）和日期 The sender name and the date
这部分内容是为了方便今后查询信件用的。
3、封内地址 The inside address
这里就是指收信人的姓名和地址，一般写在信笺的左上方。收信人名称地址的格式和信头的格式相同，但必须把收信人的姓名一并写出。另外，如果不是完全公事化的书信往来，或者已经从公事的关系渐渐发展成为带有私人性质的友好信件往来，由于称呼这一栏的内容已经说明了收信人的身份，所以可以不必填写封内地址。
4、事由 The subject heading
事由也就是我们通常说的主题，可以直接写明信件的重点，让人不必读完全信才了解到信的内容。所以事由要写得简明扼要。
5、称呼 The salutation
指对收信人的一种称呼。
较常使用的有Dear Sirs, Dear Madam, Dear Mr. XX，。称呼后面的标点，一般使用逗号。称呼里的第一个字母要大写。
6、开头语 The open sentences
开头语没有统一的格式，但习惯上先用客套的语句把收到对方来信的日期，主题及简单内容加以综合叙述，使对方一目了然这是答复哪一封去信的。如果是第一次通信，也可以利用开头语作必要的自我说明，并表明目的要求。开头语一般与正文分开，自成一节，要求简单明了。
7、正文 The body of the letter
信的主体。一封信件的优劣，完全要看正文写的好或坏。我们会在后面继续讨论写作商务信函的一些技巧、规则。
8、结尾语 The complimentary close
结尾语一般用来总结文本所谈的事项，提示对收信人的要求，如“希望来信来函定货”，“答复询问”等，另外也附加一些略带客套的语气。正文结束后，另起一段写结尾语。
9、结束语 The complimentary close
结束语是结束信函时的一种客套，应该与前面的称呼相呼应。例如：“Sincerely,” “Best Regards, ”or “Yours Truly，”. 结束语写在结尾语下隔一行，只有第一个字母大写，后面加逗号。
10、签名 The signatrue
写在结束语的下面，签上写信人的名字。如果是传统的信件，写信人最好亲笔签上您的名字，因为用印章的话，说明该信件并非本人亲自过目，只是通函而已，不为人重视。签名的下面，最好写上发信人的职位。
怎样写商务信函
中文商业商务信函的写作格式
如同一般信函，商业信文一般由开头、正文、结尾、署名、日期等5个部分组成。
(1)开头
开头写收信人或收信单位的称呼。称呼单独占行、顶格书写，称呼后用冒号。
(2)正文
信文的正文是书信的主要部分，叙述商业业务往来联系的实质问题，通常包括：
①向收信人问候；
②写信的事由，例如何时收到对方的来信，表示谢意，对于来信中提到的问题答复等等；
③该信要进行的业务联系，如询问有关事宜，回答对方提出的问题，阐明自己的想法或看法，向对方提出要求等。如果既要向对方询问，又要回答对方的询问，则先答后问，以示尊重；
④提出进一步联系的希望、方式和要求。
(3)结尾
结尾往往用简单的一两句话，写明希望对方答复的要求。如“特此函达，即希函复。”同时写表示祝愿或致敬的话，如“此致敬礼”、“敬祝健康”等。祝语一般分为两行书写，“此致”、“敬祝”可紧随正文，也可和正文空开。“敬礼”、“健康”则转行顶格书写。
(4)署名
署名即写信人签名，通常写在结尾后另起一行（或空一、二行）的偏右下方位置。以单位名义发出的商业信函，署名时可写单位名称或单位内具体部门名称，也可同时署写信人的姓名。重要的商业信函，为郑重起见，也可加盖公章。
(5)日期
写信日期—般写在署名的下一行或同一行偏右下方位置。商业信函的日期很重要，不要遗漏。
现需要外贸商务信函专业术语需要标准格式中英对照
一、商务信函常用语 1感谢 Thank you for your interest in … Thank you for your cooperation of … 2歉意 We apologize that our product did not meet your requirement … We apologize for the inconvenience we brought to you We apologize for delaying … We are awfully sorry for … 3要求 We need the details of your requirements on … of the product Could you please send/offer/tell/give us … 4建议 We advise you to … We suggest that … If I were you, I'd like to … 5希望 We sincerely hope that … We wish you to … 6得知 We are pleased/happy/sorry to learn that … 7告知 we are pleased/happy/sorry to inform/tell you … We have the honor to inform you that … 8计划 We are planning to … We will arrange the shipment … We are considering … 9试探询问 I wonder whether you could ... Could you be kind enough to tell us …？ 10商讨 What about … Is it appropriate/proper/suitable for us to /that … 11意外 Unfortunately … /Unexpectedly … /To our surprise … 12抚慰 Hope such kind of incidence won't happen in the future 13保证 We can ensure the product/shipment … 14做出承诺 We promise that the product/shipment … We assure you of our best services at all times. 15要求承诺 Please make sure … 16表达意愿 I'd like to … We are willing to … We decide to … We may/could/shall … 17表达能力 We can/could/may supply/wait … 18提起话头 Generally speaking … /Specifically speaking … Honestly speaking … /Frankly speaking … 19随信附上 We are inclosing a copy of … The attached is/are …， please check it/them.
二、常用的描述性语句 1信件 Unfortunately, our last e-mail did not reach you, and hope this one will reach you smoothly. 2产品 popular /advantage /good quality /details /specification /first-grade一等品/ 3库存 available /not available /in stock /in shortage 4 运输时间 before the deadline /on time /delay 4.1 I don't think we can meet the delivery date you required. （我想我们无法满足贵方提出的交货日期。
） 4.2 Could you extend the delivery period by a week (5 days) or so? That would make things much easier for us.（贵方不能将交货期再延长......吗？那会让我们好办得多。） 4.3 I think we could put off the date by a week (5 days) or so. But I'd have to check before I can give you a firm promise.（我想我们可以将日期推迟...左右。但我要核查后才能给你一个确切的答复。） 5讨价还价 5.1 We're sorry to inform you that your price has been found uncompetitive, but we're still interested in doing business if you can bring down your price to an acceptable level. 5.2 Could you give us some discount since it is a large order. 5.3 We will give you a discount of 5% if your order valued over … 5.4 We will give you a discount of 5% if you order on a regular basis. 5.5 Compared with the international market, our price is very reasonable. 5.6 To some extent, our price depends on how large your order is. 6价格 acceptable /unacceptable price competitive有竞争力的 /reasonable合理的 /rock-bottom最低的 price special /favorable price cost /market /wholesale /retail price
三、客户信函种类 1 有希望达成或正在进行订单的 Thank you for your interest in … 2 不知能否达成订单的 Please allow us draw you attention to our products, due to their high quality and competitive price. We are looking forward to your earliest reply. Sincerely hope we can establish friendly long-term trading relationship from now on. 3 无法达成订单的 We are sorry that the product is not available at present. We are sorry that we can't supply the product on time. Hope we can supply you other products in the future.
四、供货商的回函 1产品种类 Could you supply us the product of …？ 2数量 We need … 3价格 Could you give us some discount of the batch of …？ Can you tell me the lowest price you can offer? While we appreciate your cooperation, we regret to say that we can't reduce our price any further. 4运输 We hope you can supply the product on time. 5致谢 We are very grateful for your support/cooperation.
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