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第一章 管理制度

一、文件资料起草、使用、归档制度

根据我工地实际情况对文件资料的起草、使用、发文、收发、归档程序进行规范，以保证日常工作的顺利进行和工程项目的圆满完成。

（一）文件资料的分类与编制起草：

1、 A 质量体系文件和资料

B 合同文件和资料

C 技术文件和资料

D 行政方面的文件和资料

E 财务方面的文件和资料

2、质量体系文件包括：质量保证手册、程序文件、质量文件（操作文件如表格、报告、作业指导书等）由质检部长负责组织编写、起草、会签；由项目经理签发，按适用范围交待收发人员分发。

3、合同文件和资料包括投标书、投标书附表、投标前后会议纪要、建议书、合同条件、中标通知、调价函或其它补充文件等。由经营部在项目实施过程中负责保管，但应列出清单交项目经理及档案员备案，工程结束时交项目经理认可，交档案员归档。

4、技术文件和资料包括施工组织计划、工程进度报告、开工及中间开工报告、报表、竣工报告、计价支付报表、监理施工单位的所有往来文字资料、与外工地及个人签订的有关勘察、设计、施工、安装、运输、技术设计、施工图设计、技术规范与分包工地合同协议、往来函电等材料由各职能部门负责人按各自分管范围负责组织起草、会签，由项目经理签发交收发人员进行发放。

5、行政方面的文件和资料包括上级有关指导、批发文件和呈报上级有关文件及与相关工地往来文件、函电、办公室综合性管理文件，由综合部部长负责组织起草、会签，由项目经理签发后交收发人员报送有关部门及发放适用范围。

6、财务方面的文件和资料包括项目执行中重要商务活动记录、对外保函、保证金、信用证、项目竣工决算，由财会人员进行编制并经核算人员审核，报项目经理签发后报送总公司。

（二）文件、资料的发文编号及报送：

1、文件资料的发文编号，按质量体系、合同文件、技术文件、行政、财务、分别编号，以工程名义由起草部门负责人在发文稿纸上编号，打字员在发文登记薄上进行登记后，将文件1份及底稿交档案人员归档。

2、文件、资料的报送由收发人员按文件发送范围及领导指令报送有关部门及适用范围。

（三）文件资料的收发：

收发人员对各类外来文件、资料、传真、信函等分门别类整理编号，填写文电阅处单经综合部长同意，分送有关人员阅处，对阅处结果跟踪督促直至签完办理结果后归档。

（四）文件资料的借阅：

需临时借用文件资料包括技术书籍的人员（包括已归档的文件资料）应填写“文件借阅申请单”方可借阅，借阅人应在指定日期内归还文件，为防止归档文件丢失损坏，原版及归档文件，不得外借，只能在文件保管处查询。

（五）文件资料的归档

以年度为单位，档案员应将所有发文、收文包括资料、传真、电函等分门别类按收发文编号，连续装订成册，填写文件名称、目录编号及归档目录、封面入柜保存。