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公文写作有什么要求

01月03日 编辑 39baobao.com

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公文写作要求 :国家行政机关公文的各要素分为眉首、主体、版记三个部分。置于公文首页红色反线以上的各要素统称眉首;置于红色反线(不含)以下至主题词(不含)之间的各要素统称主体;置于主题词以下的各要素统称版记。现在我们按照顺序从公文第一部分开始学习。(1)眉首 1.按照《国家行政机关公文处理办法》规定,带有密级的公文要编制份数序号。

如考虑有的公文的特殊情况,不带密级的公文也可编份数序号,以使准确掌握公文的印制份数和分发范围和对象。公文份数序号是将同一文稿印制若干份时每份公文的顺序编号。 如需标识公文份数序号,用阿拉伯数码顶格标识在版心左上角第一行。序号编几位,由发文机关根据公文的份数来决定,但至少不能少于两位,即“1”编为“01”,不能只编1位。

2.秘级分为“绝密”、“机密”、“秘密”三种。需标识秘密等级的公文,用3号黑体字,顶格标识在版心右上角第1行,两字之间空1字,如需同时标识保密期限的,秘密等级和保密期限之间用“★”隔开,秘密等级的两字间则不空1字距离,以使该字段不致过长。 具体标识方法是:“绝密★三个月”、“机密★一年”等。除特殊情况外,绝密级事项不超过30年,机密级事项不超过20年,秘密级事项不超过10年,保密期限在一年以上的以年计,在一年以内的以月计,只有秘级而不标期限的按保密30年看待。

3.紧急程度是对公文送达时限的要求,分为“特急”、“急件”两种。 需标识紧急程度的公文,用3号黑体字,顶格标识在版心右上角第1行,两字之间空1字;如需同时标识秘密等级与紧急程度,秘密等级顶格标识在版心右上角第1行,紧急程度标识在版心右上角第2行。也就是说,按照秘密等级在上、紧急程度在下的次序分两行顶格标注在版心右上角。

凡电报都应按规定在指定的位置,分别标明“特提”、“特急”、“加急”、“平急”四种紧急程度。各种紧急程度的时间按以下原则把握:“特提”是要求一天之内办完的电报,“特急”是要求三天之内办完的电报,“加急”是要求五天之内办完的电报,“平急”是要求十天之内办完的电报; 4.文件标识都应加“文件”二字,用红色标识。

平行文或下行文,发文机关标识上边缘至上页边为62mm;凡上报的公文,发文机关标识上边缘至版心上边缘为80 mm,实际上就是发文机关标识距上页边为天头37 mm +80mm=117 mm;由于发文机关的标识是有执法职能的国家行政机关的公文,为体现庄重,《国家行政机关公文格式》国家标准推荐使用小标宋体字;按照《国家行政机关公文格式》国家标准的规定,发文机关标识的字号以22 mm*15 mm为字限,现行“国务院文件”的字号即是22 mm*15 mm。

以此为高限,就是要求除“国务院文件”以外,其他各级行政机关的字号要小于“国务院文件”,以显示国务院作为最高国家行政机关的地位,具体用多大字号,由行政机关根据机关名称的字数多少来定,一般要小于22 mm*15 mm以醒目美观为原则; 联合行文时应使主办机关名称排在前,其他机关自上至下排列,“文件”二字置于发文机关名称右侧,上下居中排布,如联合行文机关过多,可能出现把正文挤出首页的情况,如果首页没有正文,是极不严肃的。

发文机关过多,只能挤发文机关,不能挤正文,挤的办法是,可将发文机关标识字号缩小,行距缩小,保证公文首页留出发文字号、标题、主送机关以及最少一行正文的位置。 5.各级行政机关的公文都要编发文字号。发文字号由发文机关代字、年份和发文序号组成。发文机关标识下空2行,用3号仿宋体字,居中排布;年份、序号用阿拉伯数码标识,年份应标全称,如“2000”,六角括号“〔〕”括入;序号不编虚位,即“1”不编为“001”,不加“第”字,如“金政发〔2006〕1号”。

有的单位在发文机关代字后边加“字”,如“请字〔****〕号” “报字〔****〕号”等虚字,从实用出发,也不加“字”字,尽量减少发文字号的字数;发文字号之下1—4 mm处印一条与版心等宽的红色反线; 6.签发人标识仅是在上报的公文中才出现。 上报的公文需要标识签发人姓名,平行排列于发文字号右侧。发文字号居左空1字(不顶格),签发人姓名居右空1字,也就是和发文字号同处在一行,这样排列对称、美观。

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