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一、准备数据 1.将现有的教师名册从数据库中导出,存为Excel表格,根据名册要求调整格式,制作成人员名册; 2.在菜单中选择“插入→名称→定义”,分别定义各个列的含义,这样我们才可以在公式中直接引用该列的集合。例如:“单位”引用位置是“=名单!$A$2:$A$344”表示在名单这个表单内A列第2行到344行的这个范围内的单元格集合,我们称为单位。
定义好我们需要的名称后保存工作表。 3.选择“插入→工作表”选项,插入一个新工作表,并更名为“学院情况统计”。在表格内建立表头和需要的统计栏目。所有准备工作到此结束,下面我们将为表格填充内容。 1.首先进行各学院总人数的统计。在学院1的总人数栏中填入公式“=COUN TIF(单位,“学院1”)”(不含引号,下同)。 COUNTIF能计算区域中满足给定条件的单元格的个数。
标准格式为COUNTIF(Range,Criteria),Range为满足条件的单元格区域。Criteria为确定哪些单元格将被计算在内的条件,其形式可以是数字、表达式、单元格引用或文本。 COUNTIF (单位,“学院1”)含义为统计单位集合中内容为“学院1”的单元格总数。 2. 在学院1的女栏目中输入“=SUM((单位="学院1")*(性别="女"))”,输入完毕后,按下“Ctrl+Shift+Enter”键,生成数组公式{=SUM((单位="学院1")*(性别="女"))},计算结构也自动显示在单元格内。
公式的含义为计算单位为“学院1”且性别为“女”的单元格总数。“*”代表“与”关系。 依此类推,在学院1后面单元格依次填入下列公式: 博士:=SUM((单位="学院1")*(学历="博士")) 硕士:=SUM((单位="学院1")*(学历="硕士")) 研究生比例:不属于统计内容,只要利用公式计算(博士+硕士)/总人数即可。 填写完学院1所有公式后,利用复制功能将学院1的所有公式复制到学院2的公式栏目。
再利用替换功能,将学院2所有公式单元格的内容中“学院1”替换为“学院2”,则可以得到学院2的公式。可重复使用,填写完其他单元格,最后利用汇总功能完成合计栏。这样,一个统计报表就生成了。 3. 数组公式与数组运算不同,数组公式通常以“Ctrl+Shift+Enter”结束,在不能使用工作表函数直接得到结果时,数组公式显得特别重要,它可产生多值或对一组值进行操作,也可以生成更复杂的公式。
如:求学院1中正高级职务人员中有博士学位且性别为女,年龄在35岁以下的人数,我们可以写为: =SUM((单位=“学院1”)*(学历=“博士”)*(性别=“女”)*(年龄
三、总结 利用Excel的数组公式制作名册和统计报表大大降低了统计难度,也方便了数据的共享。 利用数据保护功能将公式单元格保护起来形成模板,分发给其他人,使用者只要懂得简单的Excel编辑知识就可以使用。
今年的统计工作完成后,明年只要将新数据复制到名册内,就自动形成了新一年的统计名册。大大简化了年终统计带来的烦恼。
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