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首先写好工作总结，占有丰富的材料是其中重要一环。要详细掌握整个单位或部门已经做了哪些主要工作、面临的利弊条件和矛盾、采取了哪些办法和措施等，真正做到心中有数。要站在时代的高度、政策的高度、历史的高度、群众的高度、创新的高度来评价、分析和研讨，更好地推进今后工作的开展。
要领会领导意图。工作总结应对已经完成的工作进行整理回顾、分析研究、找出问题，从而探寻出规律性的东西、明确今后发展的方向。准确领会上级和领导的意图是写好工作总结的前提。要努力学习上级有关精神，认真研究本级领导指示，及时沟通交流，充分听取意见建议，全面准确地把领导的意图领会好、把握好。
要谋篇布局在胸中。如同盖房子要先行设计、搭好主体结构一般，可先找出重点，理出层次，排出顺序，进而列出提纲来，若能细化到每段几个层次、每个层次阐明什么问题更好。在结构上，工作总结有总分式、并列式、二分式、三分式等几种格式。
要精准下笔，工作总结是全局工作或单项工作全貌的反映。因此，必须充分体现总结的全面性和客观性。在内容安排上要深思熟虑，有效处理好点与面的关系，不遗漏各个方面、不疏忽每个环节，做到点面结合、统筹兼顾。现在的工作总结写作，普遍存在“老模式”“一般化”现象。作为总结起草者，要能从众多的工作中，把最体现特色的东西挖掘出来，写实、写精、写透。
总结工作的目的是提高工作水准，因此，全面、准确、细致地总结好工作开展情况，是写好总结的基础和前提。首先要准备有关素材，全面收集工作周报月报、大项活动和重点工作专项报告、总结、相关信息等电子和纸质资料，并进行分类整理，做到排列有序方便调阅。
完稿阶段，精心修改，文章不厌千回改，千锤百炼出精品。要大胆改。应删尽删，该补则补，合理取舍，不能为凑字数而强留正确的废话。要善于改。通过读着改、冷处理、集体会诊等方法反复推敲修改，只有这样，总结性文稿质量才会提高到一个新的层次。
一是精挑细选善取舍。我们手中掌握的材料，大多时候是分散的、零星的、琐碎的，要能够鉴别材料、选择材料，在认真分析研究基础上，进行科学的取舍，剔除那些一般化的内容、突出那些吸引人的部分。
二是不落俗套再推敲。要从工作总结的主题、材料、结构、语言四个方面认真推敲。一看主题是否明确，中心是否突出；二看材料是否典型、丰富，数据是否真实、可靠；三看结构是否清晰、完整，格式是否正确、工整；四看语言是否准确、流畅，用词是否得体、妥当。
三是实事求是不遮丑。工作总结不光是对成绩的肯定，也是对教训的审视。不能只讲好的，不讲坏的，揭露问题不足，歌功颂德有余。要实事求是，标准不走样，数据不掺假，真正使工作总结起到肯定成绩、找出问题、推动工作的作用。
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