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谈涉外文秘专业跨文化交际能力的培养
摘要: 本文以跨文化理论为基础,以实际调查材料为佐证,指出了高职高专涉外文秘专业学生在英语学习中存在的跨文化交际能力缺失的问题并分析了缺失的原因,阐述了培养涉外文秘专业学生跨文化交际意识和能力的重要性,并提出了解决这一问题的基本对策。
关键词: 涉外文秘专业跨文化理论跨文化交际意识跨文化交际能力
随着经济全球一体化的进程,我国经济正逐步与国际接轨。国内合资、独资企业数量激增,市场急需大量具备外语和秘书专业知识的新型秘书人才―涉外秘书。涉外秘书与普通秘书的主要区别在于沟通的对象和沟通的工具不同:普通秘书的工作对象是土生土长的本国人,而涉外秘书是为三资企业、外国驻华机构和我国涉外机关及相关企事业单位服务。为了使这些单位的经营活动能够顺利运转,涉外秘书在工作中需要接触到各种行业的人,需要处理好各个部门之间的关系。因此,作为涉外秘书,良好的跨文化沟通技能是他们首先必须具备的基本素质。而如何真正提高学生的英语综合素质,扎扎实实提高涉外文秘学生的英语交际能力,以培养适应社会发展所需求的综合性全面发展的高素质人才,是目前我们面临的一个迫切问题。笔者对此加以探讨。
1 涉外文秘专业的教学现状
笔者对现在任教的涉外文秘专业的学生进行了问卷调查,发放问卷100份。问卷结果显示:(1)大部分教师的英语教学尚停留于传统教学模式,基本以应试教学为主。教学以填鸭式为主,课堂气氛沉闷,没有吸引力,课文讲解局限于词和句的表层意义、篇章结构及组句成篇等手段的分析,对文化的讲解不够重视,影响学生运用语言能力的提高。(2)应试倾向严重。教师、学生在统考指挥棒的作用下,把教、学的中心都放在了英语
四、六级考试上或者其它的职业技能考试上,教学围绕考试转。这样就造成了学生英语知识结构和综合能力发展的不平衡。70%的学生认为,目前的英语学习不利于其创造性和个性的发展,不利于新世纪大学生跨文化交际能力的培养。(3)54%的学生认为部分英语教师自身的跨文化素质有待提高。如果教师本身的跨文化修养不高,又怎能培养学生的语言文化能力呢?(4)80%的学生认同跨文化的重要性,并表现出强烈的求知欲望。综上所述,笔者认为,有必要加强涉外文秘专业学生跨文化交际能力的培养,为国家输送高素质的涉外秘书人才。那么,什么是跨文化交际能力,在涉外秘书专业的英语教学过程中如何培养学生的跨文化交际能力呢?笔者将作以下重点阐述。
2 跨文化交际能力内涵综述
跨文化交际能力(intercultural municative petence)的概念形成于上世纪60年代末70年代初,由美国社会语言学家Hymes提出。他认为,跨文化交际能力包括语言能力(linguistic petence)和语言运用能力(linguistic performance)。交际能力通常定义为运用目的语进行有效语言交互活动(linguistic interaction)的能力,即在真实交际环境中能够自然交流的能力。根据Hymes的观点,交际能力不仅包括掌握语言形式规则,而且包括掌握语言使用的社会规则,即知道什么时候该说,什么时候不该说;该对谁在什么时候、什么地点、以什么方法说什么(Hymes,1972:P277)。Hymes认为交际能力有四个重要参数,即语法性、适合性、得体性与实际操作性,其中适合性和得体性的实质是语言使用者的跨文化交际能力,它们处于核心地位。简而言之,跨文化交际能力指的是在跨文化交际中具体处理问题的能力,包括宽容的态度和能力,根据话题、语境、文化背景使用得体、恰当的语言的能力等。
西方语言学家认为外语教学的总目标应该是:所有学生都应该发展在目标语社会中得体地活动和与该文化承载者所需要的文化的理解、态度和具体技能。(胡文仲,2004)学习外语不仅要掌握语音、语法、词汇和习语,而且要知道操这种语言的人如何看待事物,如何观察世界,要了解他们如何用他们的语言来反映他们社会的思想、习惯、行为,要懂得他们的心灵之语言,即了解他们的文化。(邓炎昌、刘润清,1989)
3 跨文化交际能力对涉外文秘专业的重要性和必要性
3.1什么是涉外文秘
在国外,涉外秘书一般在出口企业、外国企业、私人企业或合资企业中工作。他们要和全球范围内的客户联络和提供服务,他们的工作是国际化的,也是非常重要的。在我国,涉外秘书是指在三资企业、外国驻华机构、我国涉外单位及相关部门供职的秘书,是改革开放以后产生的新型的外向型、复合型秘书,他们掌握一门及以上外语,能操作办公自动化设备,懂经济、懂法律,掌握秘书工作理论和技能,是辅助上司实施管理的专门人才。
3.2涉外秘书的工作特征
秘书的主要工作就是协助上司处理各类商业性事务,并且负责起草合同,联络客户,收发函电,参与商务考察、商务洽谈、商业谈判、商业决策,等等。而涉外文秘主要去政府涉外机构、外向型企业从事秘书、档案管理、人力资源管理等工作,涉外工作对语言有较高要求。涉外秘书是一种国际化的职业,具有涉外性、辅助性、事务性的特点。
以下笔者就从涉外秘书工作中的两个主要方面来分析跨文化交际能力的重要性。
3.2.1办会
在物质文明和精神文明都到达了一定程度的现代社会,商务会议已经成为各国和各企业事业单位的基本活动形式之一。常见的商务会议类型有股东大会、董事会、商务谈判会议、企业新闻发布会、展览会、团队会议等。本文以商务谈判会议为个案来说明跨文化知识在涉外秘书工作中的重要性,以会议座位安排为例。
笔者认为办会工作涉及权利距离这个文化概念。权力距离指的是一个社会中的人群对权利分配不平等这一事实的接受程度。接受程度高的国家,社会层级分明,权力距离大;接受程度低的国家和民族,人和人之间比较平等,权力距离则小。中国与美国相比,很显然中国的权力距离比美国的要大。权力距离大小在组织结构中会有较明显的表现:权力距离大的文化中的组织结构一般层级鲜明,金字塔般比较陡峭,如日本、韩国或者中国的企业;而权力距离小的文化中的组织结构一般就比较扁平,如美国、北欧的公司。
另外,决策方式也不同:权力距离大的国家倾向于用自上而下的决策方式,有时即使高喊民主决策,也是形式为多;权力距离小的国家则倾向于自下而上的决策方式,善于吸纳底层的意见,而作为低层的人也敢于说出自己的所思所想。当然,权力距离的大小都是相对的。虽然我们知道美国的权力距离小于中国、韩国或日本,但与许多北欧国家比,它的权力距离却又是大的。
这一点从公司的董事会的开法和座位安排上就能看出来。一般来说,去旁听美国公司的董事会会议,比如波音公司,走进会议室看一看各人所坐的位置,听一听讲话人的口气,你就能大致猜出谁是掌握权力的人或者主要的决策人。但是,如果你去北欧国家的公司旁听董事会,比如瑞典的宜家家居,董事会成员似乎随意乱坐,发言时也是七嘴八舌,有话就说,很难看出谁是权威人物,因为低调、平等是北欧文化的底蕴。了解到这样的文化差异,秘书在安排会议座位和组织会议进程时就不会出现失误和尴尬,避免会议的失败。
3.2.2办事
3.2.2.1接待业务
接待工作是履行秘书公共关系职能的重要一环。在接待工作中,秘书肩负着双重任务:一方面为领导人挡驾,处理部分接待工作或为领导人直接做接待辅助工作。另一方面接待访客,为访客实现其来访目的提供服务,努力使其满意而归。接待工作的主旨在于为本单位或企业建立良好的公共关系形象,达到公共关系目的。接待工作的基本环节包括迎客、待客、送客。秘书接待的效果如何,会直接对自己组织的发展产生影响。
因此,掌握涉外接待的基本规范是涉外秘书的必修内容。在涉外接待的工作中,涉外秘书人员最需要注意的是各社会或群体在问候、道歉、感谢、祝贺、邀请、恭维等诸多言语行为方面都有其独特规则可循,即使是类似的情景、相同的社会功能,所实施的言语行为的语句可能截然不同,所采用的方略也有天壤之别。比如接待美国客人时需要了解的是,美国是一种典型的非正式文化,所以美国人尽量避免一切正式的东西,像头衔、尊称,以及与他人交往时繁琐的礼仪。他们喜欢在简单的问候之后,谈论天气、工作、居住环境等话题,试着找出双方的共同之处。法国人则保守而正式,初次见面握手是必要的。与法国人握手时可以向对方传达适度的问候,但不要询问对方的家事。而在某些国家,如印度、印尼、马里,以及所有阿拉伯国家,则不能用左手与他人接触或用左手传递东西等。
3.2.2.2商务活动
在现代社会中,涉外秘书因工作的需要会成为许多涉外商务活动的当事人。商务活动因为其对象的不同,所涉及的文化也大相径庭。下面就以约会安排和商务宴请两个主要的商务活动来说明。
约会安排是秘书日常工作之一。但因为不同的时间观念和效率意识,约会安排有时并非易事。世界著名的跨文化管理咨询专家理查德刘易斯将全球的时间观分为三种:一是单线活动型时间观,如北欧、北美。
二是多线活动型时间观,如南欧。
三是环形时间观,如亚洲和非洲。其中,单线型时间观习惯在同一段时间只做一项工作,而多线型时间观习惯在同一时间段可以开展其它工作,而东方文化则认为,时间是一个封闭的圆环,循环不已。
由于时间观不同,他们对事务的处理方式也不一样。在时间就是金钱的美国,商务活动至少要提前三到四周预约,且商务会面一定要是高效率的。在法国,圣诞节和法定假日与整个八月都是不能安排商务活动的,因为8月是其休憩的时间。
而对于犹太人来说,周末是去教堂的时间,所以也不会安排任何的商务活动。西方学者认为文化敏感性至少包括四个层次的意思;首先,能够注意到表面的异国文化特征;其次,能察觉到与自己文化有明显差异并可能发生文化冲突的异国文化特征;再次,能在理论上或是理性地理解与自己文化有明显差异的异国文化特征;最后,可以设身处地为对方着想,真正理解对方的所作所为。(胡文仲,2004)作为涉外秘书,如果不具备这种文化敏感性,不能深入地了解自己服务的对象的文化,无疑会导致工作失败。
商务宴请是商务活动中的必要环节。在商务宴请的过程中,往往涉及许多由于文化差异所造成的饮食文化。作为涉外秘书,如果对这些文化差异欠缺了解,可能会造成商务宴请活动的失败,从而影响到公司的利益。民以食为天,饮食文化是一个民族文化的核心文化之一。生活在不同国家和地区的人,在长期的生活中形成的风俗习惯也千差万别。比如,在非洲很多地方,吃饭不用桌椅,也不用刀叉,更不用筷子,而是用手抓饭。每个人用左手按住饭盒或菜盒的边沿,用右手抓自己面前的饭和菜,送入口中。
另外,送礼也是跨文化商务活动中交往双方为表达彼此友好感情的必要的活动之一。但是不同的国家对礼品及送礼行为有着不同的见解。如果秘书接触的客人是法国人,需要注意的是,法国人喜欢花,但切记不能送菊花、牡丹花、康乃馨和纸做的花,而且通常送花要逢单数,但又不能是13朵,因为许多天主教徒忌讳13。还有,在商务交往中男士不宜向女士送香水,也不要送刀剑、叉餐具之类的物品,因为这意味着会割断双方关系,但香槟酒、白兰地、糖果等等都是不错的选择,而一些有艺术感和美感的礼品,如唱片、字画或一些书籍,如传记、历史、评论及名人回忆录等也会很受欢迎。
4 跨文化交际能力培养的方法
2000年,教育部高等教育司关于印发《高职高专教育英语课程教学基本要求》的通知中明确指出:高职高专教育的英语课程是以培养学生实际运用语言的能力为目标,突出教学内容的实用性和针对性。
西方语言学家指出,外语教学的总目标应该是:所有学生都应该发展在目标语社会中得体地活动和与该文化承载者所需要的文化的理解、态度和具体技能。
(胡文仲,2004)著名的教育学家Byram(1989)也曾说过:外语教育应当包括四项内容:(1)语言学习;(2)语言意识;(3)文化意识;(4)文化体验。这些都与高职高专的英语教学基本要求中的培养学生的语言实际运用能力和交际能力相符合。因此,涉外文秘专业的英语教育应该把培养学生的语言运用能力和涉外交际能力作为最终目标,而文化因素应该被充分地纳入课堂内外教学过程中,教学策略也应该是综合的、多管齐下的、灵活多样的。
4.1显性教学法
文化教学可以以显性方式进行。例如英语国家概况、英语简史、英语习语、英语典故,英语中的幽默、英汉语色差、姿体语、英美名人轶事,等等,可以通过举办专题讲座的形式,直接灌输给学生。我们可以利用每一个西方的节日,给学生讲授与之相关的风俗和习惯,并组织相关活动;邀请外教来校与学生直接交流,给学生创造近距离。在学习每篇新材料之前,我们要对其文化及历史背景知识进行介绍,以有助于学生更好地理解材料主旨,并达到扩展这方面知识的目的。
4.2隐形教学法
文化教学也可以利用英文电影、英文小说、英文故事、英文歌曲等对学生进行英语语言文化的潜移默化,从深层次挖掘其文化内涵。鼓励学生多看或多听一些与英语国家有关的文、史、哲、社方面的材料(书报、录音、电台、影片等),这样有利于学生通过观察、阅读、听说等途径构建背景知识图式,从而再为阅读理解和交际服务。对比分析既是跨文化研究的主要方法,也是第二语言教学的重要方法(毕继万,1998),它能够帮助人们认识母语语言和经受文化的干扰,把握那些貌合神离、大同小异的部分,也有助于学生或接受、或选择、或吸收、或强化不同文化中的不同成分。换句话说,教学中可通过对比两种文化的差异来导入文化,如:对比英美人和中国人对恭维和谦虚的不同反应;对比不同国家两个民族对家族关系称谓的区别;对比各国不同的送礼、宴请、招待的方法和方式等。这样能让学生既了解英美人的风俗习惯,又进一步认识本民族的习俗。
5 结语
总而言之,想要成为一名优秀的涉外秘书人才,学生不仅要熟悉本土历史、文化、习俗,更要加强对不同文化的了解,掌握各种文化之间的差异,提高对不同文化之间差异的意识和敏感性,知己知彼,求同存异,才能在跨文化商务交往活动中成功而出色地完成自己的工作和使命。
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涉外文秘实训模式探索与创新
摘要：随着经济的发展，社会对文秘人才的需求越来越多，要求也越来越高。本文从职业发展教育角度和面临困境出发，分别就高校课程设置、职业培训、实训过程等几个方面进行论述，探析涉外文秘实训与社会需求对接的方法和对策。
关键词：涉外文秘;实训模式;探索 当前，我国正处于经济体制深刻变革，社会结构深刻变动，社会劳动分工细致化时期，对于实践性与应用性很强的文秘工作提出新的挑战和面临新发展机遇。其中较为明显的是全球化经济环境下，对于文秘工作面临着具有时代特征的职业要求，所以，要正视文秘专业教学中存在问题，与时俱进的深化秘书实训模式探索，满足社会对于复合型创新涉外文秘人员的需求。目前社会对涉外人才需求很大，针对涉外职业发展需求来设置涉外培训技能实训项目，教学过程中逐渐形成具有现代感、新颖性而又实用性的实训模式。
一、涉外文秘设立的课程学习情况
高职校涉外文秘教学现状大多普遍强调要重视秘书理论教学，但如果突出秘书职业技能的培养，提高学生的动手能力，就要有相对配套的设施和场地。许多学校在教学中把传统秘书教学应用涉外文秘中，且教学内容随意化、教学方法程式、考核方式单一等导致教学效果不理想。尤其是秘书的实训教学的状况很不平衡，有的只流于形式。
据调查设立涉外文秘专业多集中高职学校，课程主要涉及商务英语、公文写作、商务礼仪、档案管理、办公自动化、涉外秘书实务、企业管理等课程。专业课时数在逐渐加大，可见其主干课程地位在不断强化，课程建设逐步完善。明确教学，培养涉外实用智能型秘书人才，其中包括能说会道、文书写作、会务组织、接待安排等技能，样样都精通涉外工作人员。逐步把涉外文秘实训模式发展与国际化相接轨，要更新教育观念，因地制宜、因校制宜，进行涉外文秘实训模式探索与创新。
二、涉外文秘的社会需求情况
(一)时代需求和地理优势背景
近年来，随着经济发展，经济发展区域国际化合作的加深，外商投资企业云集，外向型经济发达。与此同时，很多外资企业倍感既懂外语与中文又懂涉外文秘工作的人才缺乏，招聘大学生来到企事业单位都是自己部门培养后才可以适应涉外文秘接待。出现许多文秘用人单位找不到好秘书的现状。当前许多学校把应用人才与就业工作相结合培养学生，注重如何培养学生的多种技能和高素质就业，找到适合的工作。相关数据表明，近年来，在上海、北京等地的人才市场，秘书一直是招聘的热门职业，一直排在就业行业的前十位，秘书已经发展成了一种社会职业。
(二)学科发展动力
2012年4月下旬在厦门召开的《全国高等院校秘书学专业建设暨课程教学改革研讨会》，在会上各个高校教师进行了深入探讨，其中上海外国语大学杨剑宇教授说毕业生中涉外文秘人才供不应求。目前，国家秘书等级考试中涉外文秘为二级秘书是目前最高秘书等级，考虑专业培养和社会需求结合，从人文素养教育与跨文化、跨区域的人才需求，培养综合复合型秘书人才。良好的涉外人员实训模式可以为今后的教学工作提供参考和指导，并为今后学生就业提供科学的指导，指明正确的努力方向。
(三)各地区企业需求状况
涉外文秘实训特点是培养学生对知识的综合应用和优化发展规划。凭借学校自身教学条件，考虑到人文素养的教育与跨文化、跨区域、国际化人才培养需求，运用科学严谨的态度以期为文秘教学开拓新的发展空间，也是人才培养的有效路径。学院扬长避短、突出特色实训模式，用于教学实践中，提高学生职业含金量，对提升人才培养水平与学生就业竞争力具有长远意义，从而培养学生通双语，晓国际的高级文秘人才。
三、涉外文秘实训模式探索
(一)情景式教学法
秘书实训教学均围绕秘书工作实务的基本要求来实施。灵活思路来实施教学，教学方法也要灵活多样，让学生自己去发现、去归纳、去掌握，变被动为主动，变要我学为我要学，以利于形成任务驱动下的学生自主学习法。况且，校内实训教学中，每个学生在一定的工作情景中要模拟秘书的角色，进行秘书工作，所以涉外情景模拟法教学方法的运用也相当重要，教师在教学中多加考虑。
情景模拟教学法具有很强的实践性、趣味性，能活跃课堂气氛，激发学生的积极性、主动性。在情景模拟中，学生是活动的主体，是演员。学生要扮演不同角色，按照既定的情节进行表演，在表演的过程中要不断地进行知识的回顾、思考，并且运用知识来解决问题。学生实质上是在表演中学，在学习中表演，很好地把学与练结合起来，教学效果当然更好。情景模拟教学法则以社会、市场对人才的要求为导向，以提高学生的各项实践能力为目标，有效避免理论与实践相脱节，学与用相脱节。情景模拟教学法使得整个教学过程生动、有趣，充分地激发学生的兴趣，有效地调动学生的积极性、主动性，达到寓教于乐的目的。
(二)一体化实践法
涉外实训教学是以能提高学生秘书职业能力为主线，强化技能训练为教学的基本特色，目的就是以实际操为原则，突出实务性特点，着重培养学生的动手能力。进一步到中外合资或外资企业的工作现场构建生产性教学实践环境，进行顶岗实训，让学生直接参与企业会务组织、经营活动策划、会场布置和接待等真实的秘书工作活动，在实践与巩固课堂所学知识的同时，也实现了产学结合。有条件的情况下可以设立模拟公司实训、校外轮岗实训等。开展真实的实践教学活动，使学生真切地接触实际性的秘书工作，使所学知识得到巩固与提高。
(三)听说能力教学
培养学生的三动能力(即动手、动口、动脑能力)，强化三办技能(即办事、办文、办会的技能)。涉外秘书以职业能力培养为目标，对课程设置进行准确定位，也要以岗位为指针，明确教学内容，不要因为教学方式的不妥造成职业能力的缺陷，影响学生的就业。为了避免人们对涉外文秘课程理解成单纯记忆英语，强化英语能力的想法，教学改革中确实着力在实训空间和流程上下功夫。听说能力训练不单是听听录音，看看影像就可以提高。明确教学听说能力目标，运用各种教学手段，采取行之有效的教学方法，建立科学的课程教学考核与实训结合培养模式。
(四)职业技能大赛
学校可以根据教学情况举办职业技能大赛，或者走出去参加各种职业类比赛来提升学生教学中能力训练。比如：根据情景模拟需要，把学生分为若干组，每个学生扮演相应的角色。模拟签字仪式与谈判过程的完整过程，可以分组、角色分工。教师要根据模拟内容从中协调，确保每个学生都能参与角色的扮演。当然学生也可以交叉扮演不同的角色，体验不同角色的感受。加强教学中实训教学环节，这样使涉外文秘专业培养既有扎实的专业知识，还要有较强的实践能力复合型人才。
(五)改革课程设置
改革课程设置，设立实训模式，激发学生学习兴趣，提高教学效果。建立科学的实训模式的基础要有扎实的理论知识基础。课内教学与课外相结合，课程设置分四个模块，即公共基础模块、职业基础模块、选修模块和实习模块。公共基础模块即文化课模块，主要对学生进行文化基础训练，着重解决学生学习专业课的基础问题;职业基础模块主要是涉外文秘专业的专业课及专业基础课;选修课主要是使学生进一步拓宽知识面。在实训中有理论基础为支撑具有一定的专业优势，这样使涉外文秘专业的毕业生具有较扎实的理论基础及较宽的专业知识。
(六)职业发展规划
涉外文秘工作的职业背景对于文秘人才所提出的具体要求，从而确立和明确职业实训目标。现代意义上的涉外文秘人才，不仅能够处理好传统范畴内的文秘工作，而且胜任诸多涉外情况的特殊工作。所以每位有志成为优秀文秘工作者的要做好职业规划。不仅需要具备较高的文化艺术修养和职业道德修养，具备健康良好的身体素质、心理素质和职业素质，还要掌握广博的社会知识并具备较强的应变能力，具备较为扎实的语言文字的基本功底;具备运用不同方式进行写作与文字处理能力;具备独立搞好文秘工作尤其是运用办公自动化设备处理办公事务的能力;具有较强的涉外社会交往、人际应酬和组织协调的能力;具备能够较好管理现代企业和其他公共事业的能力;具备对于社会信息和专业信息进行、分析归纳、综合运用的能力;具备参与决策、项目策划和具体实施的基本能力等。
参考文献：
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