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工时管理第一步:工时录入与人工费率确定 首先,如何保证项目成员将工时填入系统中?很多企业,公司对项目成员的考核,往往以工作的努力程度来衡量。因此项目成员不想被把每天工作的时间透明化,否则他们就没有自由了(比如知道他出差一天就干了两小时活,公司经理该怎么想?)。同时,项目经理也不想填工时,因为不想把项目成本算得那么清楚,否则就要对成本负责。于是很多企业的项目管理中就没有成本的概念,只关注进度。这时候,企业如果强制要求项目组填工时,他们往往会多填,以显得工作努力,你看项目忙多啊。工时系统是管不了数据质量问题的,怎么办呢?想想,如果我们不但考核项目进度,还考核项目成本,项目经理就会让项目成员少填工时,以降低成本。这时候矛盾就产生了,项目经理希望少填工时,项目成员希望多填工时。这就是问题的本质,如何利用好这对矛盾,让项目经理与项目成员的矛盾达成一定平衡,工时录入问题就能解决,显然,学过博弈论或者有生活常识的人都知道,这个平衡的结果就是大家都说真话,填报真工时——问题的解决办法找到了,但是不是就这样加上一个成本考核就行了呢?没有基准的比较,考核是没有用的,因此还需要一个建立项目成本基准的过程。 变革往往需要和风细雨,企业要做好工时管理,找到了问题的根本点,也不能急于求成,要通过一定的变革,来改变人的习惯,建立项目绩效基准。比如应该先要求成员尽量将工时填到系统,并将填报工时的项目组,成立标杆进行一定的奖励,通过榜样的力量,使项目成员形成一定的习惯,逐步建立企业项目成本与进度的基准,然后,再请君入瓮,慢慢纳入考核,这样经过1-3年的调整,工时管理就基本上能做起来了。 其次,人员费率如何确定?很多人可能会直接把人员日平均或小时工资作为人工费率,从企业运作的角度而言,这是不正确的。打个比方,你招聘一名员工后,除了发工资外,你要对他进行培训,要给他配备办公设备,水电,电话费,办公场地,卫生费等等,这些都是企业的用人成本,也必须要分摊到人工费率,才是准确的。据调查,一个企业使用一名员工的平均成本是其工资水平的3-6倍,因此很多国际企业做法,就是参照一些行业的标准,把人员的平均工资乘以3-6倍,来作为人工费率。(当然不能行业差异较大,你可以通过参照同行业的水平,或者根据本企业财务来计算。如:人均工资+公共费用分摊等) 工时管理第二步:工时的利用 当一个公司真正把工时管理好以后,除了能比较准确的计算项目成本外,工时还具有其他非常重要的应用:
1、 建立员工能力基线 某一岗位的员工做某一任务花的时间多少,很多情况可以直接反映该岗位员工的能力,经过多个员工多个项目的统计分析后,企业就可以概要的分析出,做某一岗位员工的所需要的平均能力,我们称为能力基线,将能力基线与目前在岗员工的工作能力对比,如果发现该员工能力低于能力基线,企业就应该去分析,是其工作态度,还是工作安排的问题,就要采取相应的培训或者激励方式。如果发现某员工能力高于基线,企业可能需要去奖励该员工,让别的员工也产生更高的绩效等,因此能力基线是成为企业人力资源政策的重要依据。同时当能力基线建立后,项目计划的进度就可以比较准确的估算,一个企业当项目成本与进度都可以清楚的计算出来,项目管理与控制就显得容易,别且可以开展与同行业,甚至跨行业的基准比较。不断的提升员工能力,进而提升企业整体能力。
2、 建立企业资源管理依据 作为企业的高层经理或者人力资源总监,可能都经历过这样的事情:当一个职能经理或者项目经理,提出该部门或项目组人员不够,需要申请加人或者招聘员工,企业如何来判断是否真的需要?有什么依据?如果通过工时计算,我们就非常清楚了。比如一个部门现有员工10人,按照公司上班如每天工作8小时,有效工作时间加入为6个小时,每周上班5填,该部门每周总的有效工作时间至少为300小时.人。如果整个部门的统计工时少于300个小时.人,说明部门工作量还不饱满,就应该不需要招聘新人,而需要加强有效工作时间,比如减少非正常请假,减少员工闲聊的时间等,如果工时统计已经超过400小时.人了,说明部门为完成工作,已经在努力加班,超负荷运转了,这时候,企业可能就一定要考虑为该部门增加人员配置了。同时如果,经过统计发现某部门一年的有效工时远低于其部门的标准工时,说其部门员工工作量可能不饱和,对其部门经理要进行考核,该部门也可能需要裁员以降低成本了。这也避免了,每年职能经理为了争取多的人员配置,争得面红耳赤。
3、 EVM管理方式的实现 EVM在项目管理中是个非常好的概念,可以通过挣值将项目计划,成本,进度联系起来,非常直观的监控与预测项目现有及未来的成本是否超支,进度是否延迟等,但很多企业做不起来,因为没有其中挣值,计划值,实际值无法计算。如果,工时管理做好后,员工能力基线制定出来,每个任务的计划值,挣值,实际值就很容易计算,EVM管理方式就能建立起来。很多时候,企业在评价项目绩效...
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