[语音校对Excel“文本到语音”功能]在Excel 2003中有一个“文本到语音”的功能，使用此功能可以完成语言校对，但是在Word 2003中却没有此项功能。其实我们可以在Word中使用VBA代码调用Excel的“文本到语音”功能...+阅读

（实例）

中办《秘书工作》杂志2005年第1期以“惊动副总理的‘一字之失’”为题，刊登了“风云”同志10年前工作中出现的一次差错。当时，该同志以省名义起草了一个文件，向中央办公厅反映税制改革后，该省提高茶叶税，种茶农民收入减少，茶叶面临萎缩的问题，文件的后面附了该省省委书记关于提高茶叶税赋情况的批示。由于工作人员的失误，误将附件中省委书记原话中的“说法”写成了“税法”，加之校对工作不够严谨，该错误未能被及时发现和改正。时任国务院副总理的*同志看到报告后，发现了其中的错误，在“税法”二字下面打了个大大的问号，并在此页的右边批注：“‘税法’是中央制定的，省不能有税法。”寻根究源，出现这个差错，在很大程度上是因为在校对工作中出现了失误，结果不仅影响了省委的形象，也给自己的工作带来了被动。

笔者也曾在文字校对工作中犯过一次错误。当时，准备印发一份比较重要的文件，对各单位下达招商引资任务，文件后面附了一个电子表格，表格纵向分为五栏，最后一栏是相关责任人的名字，其中有一位领导姓秦，但由于打字时操作失误，将“秦××”打成了“泰××”，我校对了几遍，没能校对出来，文件印好之后，一位细心的同志发现了其中的错误，并及时提醒了我。虽然我立即将错误更正之后重新印发了文件，没有造成什么负面影响，但是这“一字之失”却给我提出了严重的警告，对我的促动很大。

事后，我不断地反省，是什么原因造成了这样的失误？一位同事的话对我启发很大，他说：“你没能发现这个错误，是因为你对该名字比较熟悉，在校对之前头脑中就已经形成了思维定势，认为这个人就应该是‘秦××’，在校对的时候也是按照‘秦××’这个固定模式去校对的，加之字迹又比较小，不太容易发现，所以就错了。”我听了以后，觉得非常有道理。

（评析）

校对工作看似一项简单、平凡的工作，对能力的要求不高，实则在秘书工作中发挥着极为重要的作用。它是一项相对比较枯燥，却又来不得半点马虎的工作，因为它是整个秘书服务流程中的最后一道“关口”，这道“关口”把不严，小则闹出笑话，影响领导的形象和，大则影响一项政策的方向和执行效果，妨碍全局工作的开展。

从事文字工作的同志大都也有同感，有时陌生的东西反而出现差错较少，而较为熟悉的东西却容易犯错。那么，怎样克服这种思维定势，更好地开展文字校对工作呢？笔者认为，管理学中的“哥顿法”值得提倡。“哥顿法”是管理学中管理决策创新思维方法中的一个，它是由美国学者哥顿发明的，其中的一个基本观点就是“变熟悉为陌生”，即抛开对事物性质原有的认识，在“零起点”上对事物进行重新认识，从而得出相应的结论。在文字校对工作中，也要提倡“变熟悉为陌生”，在校对时，把所有熟悉的东西当成陌生的东西，对每段话、每个字、每个标点符号都保持高度的警惕，带着疑问的心态，抱着学习的态度去校对，然后把“学”到的东西与自己所了解的情况相比较，看有无出入，这样就能跳出固有的思维定势，减少出错的可能，确保文字校对工作的实效性，提高为领导服务的水平。

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