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关于OA审批流程

02月26日 编辑 39baobao.com

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一、建立完善的OA审批流程管理约定。

电子化的OA流程审批必须和企业的管理制度相结合,这样网上审批才能得以实施和执行。那么当审批人少有登录OA的习惯,甚至也不习惯于使用电子邮箱等办公交流工具。

这时候,其实所有的技术手段都已经失效了,目前恐怕没有更高级的提醒方式,以将提醒消息及时送达了。除非使用非常规方式(例如使用电话催办)。可见,这已不是技术问题,而是企业管理上问题了。

二、启用各种OA流程审批的提醒。

开启OA办公平台的消息提醒功能,OA系统中的消息提醒、即时通讯软件提醒、短信提醒、邮件提醒等,可以根据不同提醒对象的特点以及是OA在线等系统自动进行选择。当一个审批节点接收到上一级的审批文件时,首先审批人会收到系统自动发送来的相关提醒消息。

当审批人OA在线或登录OA时,自然会看到提醒消息,从而做出审批操作。而未做出审批操作的流程单,始终会存储在“待审待签”标签中,再以代签文件量的数字加以提醒,确保审批人不会忘记存在未存未审批单件。

基本概念

办公自动化(office Automation,OA)是在设备、通信逐步实现自动化的基础上,通过管理信息系统(Management Information System,MIS)的发展而兴起的一门综合性技术。它是将计算机网络与现代化办公相结合的一种新型办公方式。

它不仅可以实现办公事务的自动化处理,而且可以极大地提高个人或者群体办公事务的工作效率,为企业或部门机关的管理与决策提供科学的依据。在办公自动化管理领域,如果说硬件技术是其环境保障,则软件技术就是办公自动化各项功能得以顺利实现的灵魂所在。

自20世纪70年代,从单机处理开始,例如,采用微型机处理文字,进而完成文件归档、记录指示、电话自动记录等任务。

以上内容参考:百科-办公自动化

OA是什么?OA系统有什么作用的

办公自动化(Office Automation,简称OA)是将现代化办公和计算机网络功能结合起来的一种新型的办公方式。办公自动化没有统一的定义,凡是在传统的办公室中采用各种新技术、新机器、新设备从事办公业务,都属于办公自动化的领域。在行政机关中,大都把办公自动化叫做电子政务,企事业单位就大都叫OA,即办公自动化。通过实现办公自动化,或者说实现数字化办公,可以优化现有的管理组织结构,调整管理体制,在提高效率的基础上,增加协同办公能力,强化决策的一致性,最后实现提高决策效能的目的。

近年来,办公OA系统市场一直保持着强劲的增长势头,在IBM、九思软件、点击科技等高端厂商的推动下,越来越多的企业开始在日常办公中应用办公OA系统。据笔者了解,鉴于办公OA系统领域的高端品牌九思软件,高效提升企业整体运营效率上做的巨大贡献,我们就其办公OA系统如何提升企业运营效率做了如下总结:

第一、办公OA系统规范审批业务

办公OA系统全面规范企业基础管理流程,如对业务单据、审批流程、审批权限、审批时间、审批意见、流程使用范围、审批委办、审批转办、历史审批查看等进行规范,来帮助企业实现制度的行为落地。

第二、办公OA系统提高业务审批效率

办公OA系统将纸质的审批单据电子化和模版化、将人工审批流程、业务催办督办网络化和自动化,实现网络办公和移动办公;从而,全面提升业务审批效率,帮助企业优化工作岗位、减少人员投入、单位时间内的审批效率提高300%。

第三、办公OA系统实现高效协作和沟通

办公OA系统通过部署各种信息化的沟通工具,如即时消息、邮件、协同工作、论坛、通知、公告、关联人员等,帮助企业管理者和员工之间及时的做更多、更广泛、更有效的沟通和协作。

第四、办公OA系统助力企业文化建设

通过办公OA系统可以搭建企业论坛、公司动态、单位新闻、活动通报、发展建议、领导心声、调查问卷、合理化建议、专家支持、员工天地、电子期刊、意见采集、销售快报、技术快报、产品改进等各种互动栏目,提高员工的主人翁意识、增强企业的凝聚力、倡导学习型文化、实现企业价值观和核心理念的宣贯、统一。

第五、办公OA系统打造学习型组织

通过办公OA系统的知识管理模块,实现知识的采集、分类、沉淀、分享、学习和持续创新,实现群众智慧的激发、单位大量无形知识资产的积累,方便员工快速查找到自己需要的文档、资料,提升知识的开发和利用效率。

第六、办公OA系统快捷的信息发布

通过办公OA系统模块中的通知、公告、论坛、问卷等工具,将经营中每天产生的大量信息,如奖罚通报、人事公告、组织调整、产品发布、政策新闻、制度变更、等分门别类的、及时性的传达给相关部门、相关员工。并且通过九思办公OA系统的消息引擎,实现人与系统之间的信息互动,及时将系统中的信息变更、待办工作等进行在线提醒。

第七、办公OA系统的计划管理

通过办公OA系统的计划管理模块,让员工把精力投放到重要事项中去,按照不定期计划、月计划、周计划、日程;月总结、不定期总结、月总结、周总结、日志等安排个人工作、管理下属工作、检查和考评下属工作。

第八、办公OA系统打造信息化门户和集成的平台

通过办公OA系统构建全员信息化的第一台阶。办公OA系统是其他系统进行集成的中心平台,打破各业务系统之间的数据孤岛、信息孤岛和应用孤岛,实现信息在不同系统间的推送、共享和调用。

综上所述,办公OA系统不是一个无纸化的软件,而是一个管理工具,通过它来贯彻企业管理制度的执行,传播企业文化,通过流程的规范、知识的沉淀、员工的配合和协作来促进企业中人与组织的和谐发展,从而达到提升企业整体运营效率的目标!

网上报销系统和OA系统的区别

网上报销与OA的区别 1. 专注领域不同网上报销主要专注企业费用内控管理,在提高财务管理效率、控制成本等方面为企业提供支持。OA公司主要关注在企业内部工作管理方面或者电子政务领域,产品主要为解决企业内部工作流的管理或者提高我国政府机关工作效率与公众服务能力,实现政府内部与部门之间的互通、互联、数据与信息共享等。2. 安全级别不同网上报销系统处理的是企业的财务机密数据,领导的签字审批意味着公司资金支付,对于安全的要求必然要达到相当高的级别。安财软件通过与各CA中心、安全系统提供商的紧密合作,为客户提供更高功能和性能的信息安全产品,以及提供更合理的财务系统应用安全解决方案。安财系统对于网络安全的控制分为三个层次:链路安全——链路安全的主要保护措施是对链路进行加密。

网络安全——利用防火墙技术可以实现内部网与“外部网络”(其他不信任网络)的隔离和访问控制。信息安全——通过数字签名和SSL加密进行。办公OA主要运行于企业的内部公文流转,对于安全性的考虑则主要是基于自身的安全考虑,对于数字签名的对于签名的不可抵赖性和完整性则没有相应安全措施。3.关注重点不同办公OA系统主要是用来进行公文流转及其审批使用,对于每个员工都可能涉足的财务报销过程(这是特殊的办公管理)没有针对性的处理; 安财网上报销中认为报销业务是企业财务业务的基本功能,不仅仅要实现整体业务审批流程的电子化,同时是企业整体网络财务系统中不可分割的一部分。是网络财务信息系统的“前端”,面对的对象不一样。例如,公司装修用了2000元,业务员在报销时,是不需要关心这2000元如何作帐,但是财务处理上则需要明确,是一次性作费用,还是作为待摊费用?4.系统功能不同安财网上报销系统主要包括费用申请、费用报销、预算控制、帐务处理、报表查询、网银支付等财务应用功能。

OA主要包括公文管理、档案管理、日常办公、信息交流与发布和系统管理等。5.实现机制的区别安财网上报销系统数据基于大型数据库SQL,可以方便的实现数据的统计和查询功能,并且大大提高查询的效率。通过开放SQL数据库的后台结构和数据,可以方便的支持企业进行二次数据开发,对于公司数据统一归集及其数据智能分析有着深远的意义。办公OA的数据是基于文档形式,对于数据的统计分析及其查询功能,实现非常困难,而且无法实现公司数据接口的开发,并无法实现信息系统中的数据链接和归集。

如何用OA系统做好个人审批文件管理

在传统的办公方式中,审批过的纸质文件是需要归档保存的。所以,如果审批人需要查阅审批过的文件,只能到档案柜里面去翻找,这显然是一件既费时、又费力的活儿。而在OA系统中,这件事情就变得太轻松了,因为审批人随时、随地都可以方便的查看自己审批过的所有文件和单据,包括代理人审批过的文件和单据。在OA系统中,有项功能叫“经我审批”。在“经我审批”列表中,审批人可以查看所有自己审批过的表单的内容、审批状态和审批记录。对于自己提交完成的审批,只要下一步审批人还没有进行审批,就可以随时收回重审。在“经我审批”窗口中,OA系统提供了强大的查询功能:一种方式是通过文件的主题关键词、日期、审批类型、审批模板、审批状态来查询。另一种方式是“表单内容查询”,这是一种可视化的视图查询方式。

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