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在商务交往中，人们在签署合同之前，通常要做好充分的准备活动。因为签约既是一种非常常见和实用的仪式又是一种纯礼仪方式，所以对仪式一定要认真对待，不能马虎。 签字厅，应当庄重、整洁、清静。室内铺满地毯，除了必要的签字用的桌椅外，其他的一切陈设都不需要。 正规的签字桌应为长桌，其上最好铺设深绿色的台布。 按照礼仪规范，签字桌应横放于室内。

签字人在就座时，一般应当面对正门。在其后，可以摆放适量的座椅，在签字桌上，按照惯例应当事先安放好待签的合同文本以及签字笔、吸墨器等签字时所用的文具。 与外商签署涉外商务合同时，还需在签字桌上插放有关各方的国旗。 插放国旗时，在其位置与顺序上必须按照礼宾序列而行。例如，签署双边性涉外商务合同时，有关各方的国旗须插放在该方签字人座椅的正前方。

签字时，各方代表的座次是由主方预先安排好的。在签署多边性合同时，通常情况下只设一个签字椅。各方签字人在签字时，依照各方事先商议的先后顺序，依次上前签字即可。 一定要规范好签字人员的着装，按照礼仪规范，签字人、助签人员以及随员，在出席签字仪式的时候应当穿着具有性质的深色西装套装、中山装套装或西装裙，并应配以白色衬衫，穿深色皮鞋，男士还必须系上单色领带。

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