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怎样用Word制作标准格式公文操作实例

01月02日 编辑 39baobao.com

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下面,我们就以山东电建二公司《关于表彰 2006 年投产机组突破 500 万千瓦功臣集 体和功臣个人的决定》 这份公文为例, 展示一下用 word 制作标准格式公文的全过程。

(一)页面设置—— 1. 新建一个 word 文档,单击“文件”→“页面设置”,打开“页面设置”对话框, 选择“纸张”选项卡,把纸张大小设置为 A4 ; 2. 选择“页边距”选项卡, 首先在“页码范围”设置栏的下拉选项中选择“对称页 边距”,然后在“方向”设置栏中选择“纵向”,然后在“页边距”设置栏中设置上 37mm ,下 35mm ,内 28mm ,外 26mm 。最后点“确定”。

(二)制作发文机关标识—— 1. 在文档的第一行输入一个回车符, 并把这个回车符的大小和行距都设置为 71 磅, 即 25mm 。 2. 在文档的第二行输入“山东电建二公司文件”,并使之居中排列。选择这行字, 对它进行格式设置:点击“格式”→“字体”,选择“字体”选项卡,在“中文字体” 选择框中, 选择“小标宋” (如果电脑中没有, 可以从网上下载安装, 或者用宋体代替) , 在“字形”选择框中选择“常规”,在“字号”选择框中直接输入“62”,即单个字的 宽和高都是 62 磅, 也就是 22mm , 在“字体颜色”选择框中选择红色; 选择“字符间距” 选项卡, 在“缩放”选择框中选择“68%”, 使单个字的宽度缩小为高度的 68% , 即 15mm 。 点击“确定”,完成发文机关标识的制作。 3. 选中第二行,把第二行的行距设置成固定值“62 磅”,单击确定。

(三)确定并标识发文字号—— 1. 在文档的第三行和第四行分别输入大小为 3 号字的回车符, 并把这两行的行距都 设置成“固定值”“16 磅”,即 3 号字的高度值,这样就根据《格式》的要求,在发文 机关标识下面空出了两行的位置。 2. 根据公文内容拟定发文字号,比如“鲁电〔 2006 〕 26 号”,用 3 号仿宋体字居中 排布在文档的第五行。 3. 选中第五行,并把第五行的行距设置成“固定值”“16 磅”。

(四)标注红色反线—— 1. 在文档的第六行,输入一个大小为 11 磅即约 4mm 的回车符; 2. 选中第六行,并把第六行的行距设置为“固定值”“11 磅”。 3. 在第六行回车符的下面插入一条长度为 156mm 宽度为 1mm 的红色反线: 单击“插 入”→“图片”→“自选图形”,打开“自选图形”工具栏,选择直线工具,在第六行 的下面画一条与版心同宽的横线→双击横线,打开“设置自选图形格式”对话框,选择 “颜色与线条”选项卡,设置线条颜色为“红色”,线条虚实为“实线”,线条粗细为 “2.8 磅”,即 1mm 。单击“确定”,完成线条格式设置。

(五)设置标题—— 1. 在文档的第七行和第八行分别输入一个 3 号字大小的回车符, 并把这两行的行距 都设置成“固定值”“16 磅”; 2. 在文档的第九行和第十行输入公文的标题,(因为该公文标题较长,需占用两行 的位置)并设置成 2 号小标宋,居中排布。同时,把两行的行距设置成“固定值”“33 磅”。因为 2 号字的高度是 22 磅,把行距设置成 33 磅,就是使用了 0.5 倍行距,从视 觉效果上看比较美观。

(六)设置主送机关—— 1. 在文档的第十一行输入一个 3 号字大小的回车符, 并把这一行的行距设置成“固 定值”“16 磅”; 2. 在文档的第十二行输入主送机关名称, 并设置成 3 号仿宋体, 居左 顶格排布,后标全角冒号。 / 考·试·大 / 然后,把这一行的行距设置成“固定值”“16 磅”;

(七)设置正文—— 1. 自文档的第十三行起,输入公文的正文,每自然段首行左空 2 字,回行顶格。 2. 输入完毕后,选择全部正文,设置成 3 号仿宋体字,行距为“固定值”“28.8” 磅。根据公文格式标准一般情况下正文每页排 22 行,每行排 28 个字的要求,正文的行 距应该设置为 28.8 磅。

(八)设置成文日期—— 成文日期的标注位置需要经过计算。对于单一机关发文来说,成文日期的标注位置 应该满足加盖印章时“印章上距正文 2mm ~ 4mm , 下压成文日期”的要求。 由于一般机关 或者企事业单位的印章直径都是 45mm ,加上与正文的距离 2mm ~ 4mm ,这就要求成文日 期的下边缘与正文最后一行的下边缘之间的垂直距离保持在 47mm ~ 49mm 之间。这个距 离减去成文日期字符本身的高度 16 磅, 即 5.6mm , 则需要在正文的最后一行与成文日期 之间空出一个 41.4mm ~ 43.4mm 的距离,换算成磅值,就是 117 磅~ 123 磅。因此: 1. 在正文最后一行的下面输入一个高度为 117 磅~ 123 磅的回车符,然后把这一行 的行距设置为与回车符高度相等的“固定值”; 2. 在空行的下面输入成文日期,并设置成 3 号仿宋体字,采用右对齐方式; 3. 把光标放在成文日期的最后,连续输入 8 个空格,以满足《格式》中单一机关发 文成文日期“右空 4 字”的要求。

(九)设置印发机关和印发日期—— 把光标放在公文末页的最后一行,输入印发机关和印发日期,并设置成 3 号仿宋体 字,印发机关左空一字居左,印发时间右空一字居右。印发时间使用阿拉伯数码标识。 比如输入印发机关“山东电建二公司办公室”,“2006 年 12 月 31 日印发”。

(十)标注主题词—— 1. 根据公文的标题、...

以下为关联文档:

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