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一、 明确发文主旨
任何一份公文都是根据工作中的实际需要来拟写的.因此，在动笔之前，首先要弄清楚发文的主旨，即发文的主题与目的，包括以下几项内容：
1、文件的中心内容是什么？比如相关工作的改善，主要提出目前情况怎样？存在哪些问题，解决方式、需协助事项；再如请求事项，拟请上级机关答复或解决问题等.
2、根据文件内容，准备采用什么文种？比如，汇报工作情况，是写专题报告还是写情况简报；针对下级来文所反映的问题，是写一个指示或复函，还是一个带规定性质的通知等.
3、明确文件发送范围和阅读对象.比如，向上级汇报工作，还是向有关单位推广、介绍经验；是给领导、有关部门人员阅读，还是向全体人员进行传达.
4、明确发文的具体要求.例如，是要求对方了解，还是要求对方答复，是供收文机关贯彻执行，还是参照执行、研究参考、征求意见等.
总之，发文必须明确采取什么方式，主要阐述哪些问题，具体要达到什么目的，只有对这些问题做到心中有数，才能够落笔起草.
二、收集有关资料，进行调查研究
发文的目的和主题明确之后，就可以围绕这个主题搜集材料和进行一定的调查研究.当然，这也要根据具体的情况，并不是拟写每一份公文都要进行这一步工作.例如，拟写一份简短的通知、公告，一般来说不需要专门做搜集材料和调查研究工作，在明确发文主旨之后，稍加考虑就可以提笔写作了.但对于问题较为复杂，还要进行具体的分析和归纳；如拟订篇幅较长的文件，拟订工作计划、进行工作总结、起草规章、条例、拟写工作指示等，往往都需要搜集有关材料和进行进一步调查研究工作.
怎样为拟写公文搜集材料和进行调查研究呢？一是收集和阅读有关的文字材料；二是到实际当中搜集活材料.例如，要草拟本部门的年度工作计划，首先需要查阅去年的工作计划及工作总结，以及参考有关先进企业的同类工作计划等，还要研究本部门今年所面临的形势，今年的中心任务上级要求等.
总之，收集材料及调查研究，是一个酝酿的过程，是为了掌握全面的、大量的素材了解问题的各个方面，然后经过分析思考产生一个认识的飞跃.
三、拟出提纲，安排结构
在收集材料的基础上，草拟出一个写作提纲.提纲是所要拟写的文件的内容要点，把它的主要框架勾画出来，以便正式动笔之前，对全篇做到通盘安排、胸有成竹，使写作进展顺利，尽量避免半途返工.
提纲的详略，可以根据文件的具体情况和个人的习惯、写作的熟练程度而定.篇幅不长的文件，可以大致安排一下文件的结构，先写什么问题，依次再写什么问题，主要分几层意思等.篇幅较长、比较重要的文件，往往需要拟出比较详细的提纲，包括文件共分几个部分，每一个部分又分作几个问题，各个大小问题的题目和要点及使用什么具体材料说明等.提纲的文字不需要很多，也不需要在文字上推敲.当然，需要集体讨论或送给领导审阅的提纲除外.
拟写提纲是一个很重要的构思过程，文件的基本观点，可以召集相关人员进行集体讨论研究和修改，使提纲日益完善.由两人以上分工合写的文件，更需要共同研究写作提纲，以免发生前后重复、脱节或相互矛盾的现象.
四、落笔起草、拟写正文
结构安排好后，要按照要求所列顺序，开宗明义、紧扣主题、拟写正文.写作中注意两点：
1、 要观点鲜明，用材得当.也就是说要用观点来统帅材料，使材料来为观点服务.用材料要能说明问题，做到材料与观点一.
在写作当中，要注意明确观点，用语不能含糊不清，模棱两可、词不达意，似是而非.如果观点不明，令人不知所云.有些文件，只讲观点没有实际材料，就会使人感到抽象空洞、缺乏依据，不易信服.而只罗列材料没有鲜明的观点，则会使人弄不清要说明什么问题，不了解发文的意图 ，特别是情况汇报、工作汇报介绍.
2、 要语句简练，交代清楚.拟写文件既要尽量节省用字、缩短篇幅、简洁通顺，又要注意交代的问题清楚明了.
五、反复检查，认真修改
初稿写出后，要认真进行修改.写文章，需要下功夫.自古以来，好文章都要经过反复 修改的，写文件也同样，尤其是重要的文件，往往要经过几稿才能通过.只要认真，有耐心，写公文也不难的！
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