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竣工文件是工程建设的真实记录是对建设项目进行稽查、审计、监督、管理、验收以及养护、维修的依据，是改建、扩建和实施质量保修的重要依据。竣工文件的全过程质量控制，是对工程技术文件从形成、积累、整理、归档到档案的组卷、保管、利用等一系列环节实施全过程的质量控制，使竣工文件在整个生存周期中都处于受控状态。全面质量控制的过程就是计划、执行、检查、处理的循环过程。一个施工项目一经确立，全面质量控制活动就随之开始。档案部门要从竣工文件的形成开始，积极配合有关业务部门对竣工文件的有效性、系统性和科学性进行控制。
提高认识，增强竣工文件编制的意识
竣工文件凝聚着施工企业员工的智慧、心血和汗水，是施工技术、管理经验的总结。做好竣工文件编制工作，对于施工企业科技创新、管理创新、机制创新、工程创优及任务承揽等同样有着非常重要的意义和作用。首先它是企业科技创新的需要。竣工文件作为企业施工技术经验的总结，不仅是企业技术储备的一种形式，而且是企业施工技术的继承、创新和发 展的重要基础条件。借鉴已有的技术经验，进行科技创新，创造出新成果、新工艺、新工法，对于促进企业技术进步有着重要的作用。二是企业管理创新的需要。通过借鉴施工组织设计、施工技术总结等工程技术资料，对于改善企业技术管理；通过分析工程项目人工、材料、设备及管理成本资料，对于降低工程成本，完善成本管理体系，提高企业盈利能力有着重要的作用。三是企业体制创新的需要。当前，施工企业进行资产重组，结构调整和体制的改革，其中一项重要的内容就是探索工程项目的组织结构形式，合理配置人力资源和生产要素，推进企业改革有着重要的作用。四是工程创优的需要。竣工文件是工程内在质量的体现，创造一流工程、编制出一流的竣工文件是评选优质工程的必要条件。同时，借鉴以往的竣工文件，完善工程的工期、技术、质量、安全等保证措施，增创更多的优质、工程，是施工企业“以质量求生存，以信誉求发展，以品牌求市场”的迫切需要。五是承揽工程任务的需要。竣工文件是反映企业工程业绩、质量评价、资质信誉的有力凭据，对于编制科学合理的标书、优化投标方案，在市场竞争中提高中标率有着重要的作用。所以将竣工文件的形成和积累纳入有关管理人员工作，即纳入工作程序、纳入工作计划、纳入有关人员的职责。把竣工文件的形成、积累纳入有关工作制度和计划中，使其制度化、规范化，加强有关人员的竣工文件编制意识，便于监督、检查和管理。
健全规章制度，加强对竣工文件编制的全过程控制
首先，由于施工企业承建工程地点分散，项目部（指挥部）人员变换频繁，施工队伍的转场，技术人员的调离，客观上给竣工文件的编制工作造成了一定的困难。其次，竣工文件编制人员和档案人员文化素质、业务能力水平等问题，从主观上给竣工文件的质量造成了一定的影响。为此，施工项目可以根据上级的有关规定，结合企业的自身特点，建立并逐步完善行之有效的规章制度，对竣工文件编制实施有效监控，以确保竣工文件齐全、完整、准确，质量良好，法律手续完备。第一，制定完善竣工文件编制“三纳入”制度。即纳入工程项目工作计划，根据工程进度，及时对竣工文件的形成、积累、整理、移交、归档作出具体安排，并认真抓好落实；将竣工文件编制工作纳入工程技术管理内容、程序和有关制度，结合工程施工同步进行；技术交底时同步布置竣工文件的编制工作，检查工程进度与工程质量同步检查竣工文件编制进度与质量，工程初验时同步检查竣工文件编制工作；将竣工文件编制工作纳入工程技术部门、工程项目部（指挥部）和有关技术人员的工作职责，结合“贯标”认证抓好检查落实，使竣工文件编制工作始终处于受控状态。第二，建立并认真落实有关人员的岗位责任制。建立专人负责制：各工程项目部要有专人负责竣工文件的形成、积累、整理和移交、归档工作，公司级档案部门积极协助有关部门和工程项目部（指挥部）做好竣工文件编制移交和归档的检查、指导，使竣工文件编制移交工作分工明确、责任到人。第三，建|来源|考试|大|立激励、约束机制。将竣工文件编制质量纳入工程质量评比内容，归档移交时限与编制竣工文件人员的职称评定和奖惩考核等结合起来。对于按规定要求向有关部门移交优良竣工文件的项目部（指挥部）和有关人员，给予表彰和奖励；反之，采取予扣押金等经济方面的处罚，做到奖罚分明，保证规章制度的有效落实。
超前控制，加强竣工文件编制指导工作
各工程技术部门和档案部门对竣工文件的编制负有监督、检查与指导责任，加强竣工文件编制的指导服务以保证竣工文件的齐全、完整和准确。工程技术部门要注意了解工程动态信息，及时掌握工程开、竣工日期和工程进度，制定竣工文件编制指导计划和归档计划，适时组织检查、指导。档案人员要从竣工文件形成开始，及时向有关人员宣传形成文件的质量要求。如，工作中发现有些技术人员不了解技术文件的编写格式，应将标准印发到技术人员手中。同时在工程进行中，根据计划随时检查文件的完整性、规范性。有关工程技术人员和档案人员应严格竣工文件与工程施工“三同步”的原则，深入施工现场，开展业务指导明确竣工文件编制范围、整理办法、验收标准及归档时限；工程施工中，适时对竣工文件的形成、积累、整理工作进行检查指导，及时发现和纠正问题；工程竣工时，协同公司指挥部或建设单位共同做好竣工文件的验收交接。工程技术总结、工程竣工验收报告、工程质量总评定、优质工程证书、工程决算等完成滞后的，应注意跟踪收集，以保证竣工文件的齐全完整。二十局参建的青海沟后水库工程交付使用３年后大坝决堤，局档案科提供沟后全部工程档案，通过观看录像、照片、竣工资料和跨坝现场调查，经专家组鉴定，一致认为，跨坝的主要原因是设计不合理造成大坝本身的不稳定，加之管理不善，导致溃坝，从而维护了企业的信誉。由此可见，竣工文件是否齐全、完整直接关系到企业的利益和声誉，对竣工文件的利用至关重要。
重视竣工文件的整理归档和保管利用
竣工文件的整理工作是档案开发利用的基础，它的质量直接影响利用效果。竣工文件整理的分类要科学、组卷要|来源|考试|大|合理，整理要遵循科技档案的形成规律，保持文件材料之间的有机联系，以保证整理后文件材料之间的完整齐全性、条理化、系统有序，便于保存和查找。同时，竣工文件的整理除了分类、组卷，还包括装订及修复工作，需要极大的耐心，因为它的质量好坏
直接关系到使用寿命。对于竣工文件形成过程中，不能严格按规定要求办理，如，出现复写纸等不耐久字迹情况，有的文件纸张大小不一，在整理时都必需加以修复，否则，将严重影响将来的使用寿命。总之，要保证竣工文件的质量，必须实行全过程控制。
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