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（一）确定来访日期和行程安排
一般客户在来访前一个月或者几个月，都会确认大概到访日期，我们需要先查好自己公司的日程安排，确定以下情形后再回复客户：
1.同一日期没有其他客户来访。
2.没有已经订好机票的出差活动。
3.老板和相关同事届时也会在场。
若实在无法接待客户，也要委婉地拒绝：
1.实在抱歉，届时我们会在美国参加一个展会，但是某日之前和某日之后，我们都十分欢迎您的到来。
2.实在抱歉，某日我们另有一个约会，一月前就已定好，不太容易推掉，若您不介意的话改在前一或后一天来我们工厂可以吗？
3.实在抱歉，我们的老板届时会在外地出差，假如您不介意的话，我将带您参观我们的工厂，并就双方合作进行洽谈（假如对方并没有提出要求老板在场的要求，此话就不必说了）。
4.如果由自己发出邀请，则一定要主动说明自己哪一段时间有空，以免对方选择自己不在的日期来访。
（二）协助办理邀请函
一般客户若是第一次来中国，或者距离上次办理的中国签证已经失效，都需要重新办理签证。通常情况下只要国内供应商提供一份邀请函，签字盖章后以传真件或快递原件的方式发送给对方即可。
偶遇赛事期间或两国双边关系紧张时期，可能需要向对方提供经外经局或外事局盖章批准的正式邀请文件以便其办理签证。如尼日利亚地区邀请函的办理外事局则要求提供公司之前与此外商贸易往来的一些单据，建议办理之前可请对方到当地的中国使馆和领事馆了解清楚有关签证手续的相关问题。
（三）客户信息评估
1、全面了解客户情况，包括客户的详细联系资料、公司背景、公司实力、经营状况、经营范围、客户此次来访的目的、主要对什么产品感兴趣。还包括外商公司的股份结构、经营现状、技术水平、近三年的资产负债数字等。
2、详细了解外商谈判代表的具体情况，包括年龄、学历、爱好、身体健康状况、他在外商公司中的位置、他在经商履历中的业绩、他对产品订单的兴奋点等等。
3、调查客户公司性质：哪国人？公司在哪里？是零售还是批发？网站情况如何？主要从事哪些产品？区域市场在哪等等。
4、多了解客人宗教信仰、国家习俗、习惯和喜好、注意细节，对自己所在城市文化以及景点也尽可能多了解，对本国文化当然应该多了解，客人问及时至少也应知道一点。
（四）路线安排及酒店预定
如果自己的公司是客户来访的第一站，则要告诉对方离自己最近的国际机场在哪，如果国际航班所能飞到的机场离本市较远，则可推荐对方先飞去与本市有对接航班的城市，再通过转机来到本市，这样客户可以不必中途提取行李，也不必下飞机后再坐上几个小时的轿车，长途劳顿。如对方到达地点距离我们公司的车程不超过3 个小时，且在我们感觉该客户比较重要的情况下，可以安排车辆接送客户。
推算客户来访和离开的时间，可以主动询问客户是否需要帮他预订酒店（第一次来访的客户我们不建议为他支付酒店费用）。在此之前，公司一定要根据客户能承受的价位（三星至五星都要有）、离公司的远近距离（当然是以近为好）与不同酒店签订相关协议（主动打电话到各酒店销售部索要协议即可），然后在预订酒店前需要向客户了解以下细节：
1、人数和房型
一般国外客户不习惯多人住一间，即使为同性，他们也有可能选择一人一间。至于房型，应以King Size大床房为首选，其次才是双人标准间（double bed）。
2、是否吸烟
一般四星级以上的酒店都会把楼层分为吸烟楼层和不吸烟楼层，因此，有必要问清楚客户是否吸烟（smoking floor and non-smoking floor）。
3、价位要求
告诉对方他们都有哪些价位的酒店可供选择，并最好提供相应的网址。
在与酒店预订房间的过程中，除复述以上细节外，还需要注意以下几点：
——如果是电话预订，一定要问清楚对方的称呼，以便在对方漏订时能查到责任人。
——告诉对方客户可能到达的时间时，应比实际到达时间再延后两小时，以免因飞机晚点或堵车等原因迟到。
——要求对方提供避开临街的房间。
——如果与销售经理熟识，甚至可以要求对方提供一个免费果盘，以示我们对其的重视。
由于客户不了解各个环节所需的时间，所以我们不妨告诉他具体的行程安排
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