[采购业务流程与管理制度]采购业务流程及管理制度（试行） 总 则 第一条 为了满足公司飞速发展的需要，为了加强对本公司物资采购与付款环节的内部控制，财务部在李总的指示下，在项目部、采购部等部门的配合下...+阅读
根据重要性原则，企业应该单独设置“物资采购外包成本”科目，采用作业成本法来核算物资采购业务外包的成本，同时采用外包决策控制、服务商选择控制、合同管理控制、成本分析控制、内部审计控制等手段来加强对物资采购业务外包成本的控制。 随着企业经营的市场化程度和专业化分工程度的提高，业务外包已经成为越来越多的企业乐于采取的一种经营行为。 其中，物资采购业务外包已经成为一种常见的现象。一些企业外包的物资采购业务种类多、数量大、金额高，发生的外包成本也很大，物资采购业务外包的成本管理问题已经成为这些企业必须重视的问题。 有的企业由于外包的物资采购业务过多，传统的物资成本管理模式、方法和手段跟不上，加之现行会计准则和企业内部的会计政策一时又适应不了物资采购业务外包成本管理的要求，致使一些企业在物资采购业务外包成本管理的过程中出现了外包成本过大且难以控制的现象，外包成本信息难以客观及时地归集、整体、披露和利用，从而使外包的成本和风险加大。
基于这种现实，对物资采购业务外包的成本管理问题进行研究很有必要。
谈一谈怎么做好采购及物资管理工作
企业采购及应付账款管理制度
一、目的 1规范采购操作步骤和方法，确保采购的质量和采购要求的适用性，符合公司整体的日常管理规定要求。 2规定了应付账款入账、调账等方面的管理要求，规范应付账款管理工作，防范公司处理应付账款业务过程中的经营风险。
二、适用范围 本规范适用于公司的设备、工具、成型软件和固定资产（不含公司长期代理产品）等采购的控制。
三、 定义
1、 供应商：是指能向采购者提供货物、工程和服务的法人或其他组织。
2、 抽货检验标准：此标准是对采购物品进行检验的参照标准，由技术部门或其他相关权责部门编写交采购中心汇总成册。
3、 货物检验报告：是货物验收部门和人员对货物进行验收后对所采购货物给出验收报告和处理意见。
4、无票应付款：采购货物的所有权已经转移至本公司，但是供应商的正式发票尚未到达财务部的应付款项。当供应商的发票送达财务部时，应将无票应付款转入应付账款。公司的无票应付款和应付账款构成了公司资产负债表上的应付账款
四、 物资采购报销流程 1 物资采购前要由用料申请人先填写采购计划，“采购计划表”经部门领导签字同意后，交与采购人员，采购人员制作“采购定单”并进行采购。 2 凡购进物料、工具用具，尤其是定制品，采购者应坚持先取样品，征得使用部门及领导同意后，方可进行采购或定制。 3 物资采购返回单位，须经物资使用部门（库房管理人员）核实、验收签字，出具“入库单”。 4 物资采购报销必须以发票为据，不准出现白条报销。 5 物资采购前，预借物资款，必须经财务主管领导签字批准方可借款，执行借款流程；物资采购完毕，需及时报销。 6 物资采购报销须填写报销单，执行费用报销流程 7 凡不按上述规定采购者，财务部以及各业务部门的财务人员，应一律拒绝支付。
五、应付账款入账程序
（一）、有票应付款 1财务部业务会计对采购定单、供应商发票、检验入库单进行审核，即“三单符合”审核。 2 三单中的第一单“采购定单”是指由采购合同、采购定单、委托加工单等组成的合同单据。第二单“供应商发票”是指由发票、收款收据组成发票单据。第三单“入库单”是指由入库单、质检单、运输提货单等组成的收货单据。 3 财务部业务人员在“三单符合”审核后，制作记账凭证并按照会计复核、批准程序入账。 4 有关部门对合同、订单的修改原件，应及时传递到财务部。
（二） 无票应付款 1 仓库管理员在收到供应商的合格来货（经检验合格）后，填写入库单并将入库信息传递给财务部门。未经质量检验合格的货物不得入库。 2 财务部核对每一张入库单，确保信息准确无误。将无票入库货物作为暂估入库进行核算。 3 对货物入库后超过一个月发票未达的无票应付款，财务部应及时与采购部联系并跟踪。
（三） 应付账款 1 供货方开来发票，从无票应付款转入应付账款时，必须经过“三单符合审核”。财务部业务人员应当在“三单符合审核”后，方可将无票应付款转入应付账款。将暂估入库的项目转入库存项目。 2 财务部在“三单符合审核”中发现不符或不完全相符时，应立即通知商务部和物流部门。商务部应及时与供应商联系处理，并在一周内将问题调查清楚并合理解决。财务部应同时将所有三单不符的情况记录，并定期跟踪和向财务经理或财务经理汇报。 3 对在“三单符合审核”中多开票、重开票的供应商应提出警告，情节严重的，要考虑给予处罚或更换。 4 生产部门应在每月二十八日前将供应商的质量退货及向供应商索赔的资料传递到财务部，财务部应于当月据之调整应付账款。 5 任何供应商应付账款的调整必须有充分的依据并经财务经理及相关人员的书面批准。这些依据应附在相应的调整凭证后。 6 更改供应商名称必须得到供应商提供的合法的资料，并经过财务部经理的批准。这些资料应附在相应的调整凭证后。 六 应付账款账龄分析 1 财务部每季度进行一次应付账款的账龄分析，并分析资金安排和使用的合理性。 2 财务部每月打印出有借方余额的应付账款，并通知采购部及相关部门。采购部及有关部门应及时与供应商联系解决，并将结果在一周内告知财务部。对超过两个月的有借方余额的应付账款，财务部应向财务经理和总经理作书面汇报。 七 对账 1 财务部每月应核对应付账款总账与明细账，对存在的差异及明细账中的异常项目和长期未达项目，财务部应会同商务部采购人员进行调查，并经财务经理书面批准后及时处理。 2 财务部每年至少获得一次供应商对账单，对发现的差异应及时与供应商联系解决。
请教：采购的管理制度
1 目的选择合格供应商，以确保所提供之原物料、委外加工、外运公司等符合既定要求，确保采购作业顺利进行。2 范围 2.1原物料、委外加工供应商之调查、评估、采购选择、登记与考核作业。 2.2设备及设备各部件供应商之调查、评估、采购选择、登记与考核作业。 2.3适用于原物料、辅助物料、配件、版辊、委外加工之半成品及成品、仪器及其他的采购。 2.4外运公司之考核作业。3 职责3.1原物料供应商调查、采购选择、登记与考核：企管部采购单位。3.2委外加工供应商调查、采购选择、登记与考核：生产部。3.3设备及各部件供应商调查、采购选择、登记与考核：生产部。3.4外运公司调查、采购选择、登记与考核：采购单位。3.5辅助物料、零配件、设备仪器等采购：采购单位3.6样品检验：技术部门。3.7实地评估：评估小组。3.8供应商、委外加工商、外运公司之核准与取消：总经理。3.9品质考核：品保单位。3.10请购单位：需求单位。4 程序4.1流程：调查/申请—评估—核准—登记—采购—考核—管理。4.2调查/申请作业A）适合下列条件之一者，可由采购单位提出合格厂商申请，统一造册于《合格供应商名册》送单位主管审核，总经理核准。
（1） 本程序发行前交易三个月以上之原有供应厂商，
（2） 客户指定使用材料之供应商。
（3） 卖方为独占或寡占市场者。
（4） 由采购科、技术部开发并经技术部鉴定，可批量采购的供应商。B）采购权责方视需要可向供应商索取之资料
（1）提供三证：营业执照、税务登记证、卫生许可证（备选）、生产许可证（备选）。
（2）填写《供应商调查表》。
（3）提供样品（备选）。
（4）提供ISO评估通过的证书（备选）及其他相关文件。
（5）提供其他用户情况反馈（备选）。4.3评估作业A）样品试用评估
（1）须样品试用时，技术部提供检验标准等品质要求，通知供方提供样品。
（2）收到供方样品后，由采购科填写《委托实验申请单》，由技术部进行实验。
（3）样品试用报告由技术部存档备查，并知会采购。样品合格，可列入合格供应商名册并进行小批量采购。样品若不合格，由采购科决定是否再送样。B）实地评估
（1）当出现品质、交期异常等影响正常供货，或计划性列入长期配合厂商时，由部主管决定是否要实地评估。
（2）建立评估表，以确认评估后之相关决定。4.4核准登记经总经理核准之供应商登记于《合格供应商名册》，以作为执行依据。4.5采购作业A）作业流程图（如附件1）B）《原物料请购单》接收处理采购科接资材组《原物料请购单》，依请购品名、规格、数量、交期等进行初步核对。C）进行询价、比价、议价作业
（1）新增供应厂商采购权责方向供方询价，并作比较和议价，进入《采购单》处理阶段。
（2）原供应厂商由采购权责方向原固定供方直接议价，进入《采购单》处理阶段。D）《采购单》处理、核发#采购权责方确定供方后开出《采购单》，并按单据要求将各联交由相关单位作收料、稽核、结付用。#采购单呈权责主管审核，审核无误后依本公司核决权限逐级审批，核准后通知供方。E）交期管制、变更若供应商未能依据约定交货，采购权责方、生产部协商后与供方商定另一交期或取消，采购方在《供应商季考核表》中记录，作为厂商考核资料。F）若本厂或客方代表有需要派品管或验货人员到厂商地验货时，由采购权责方协调，厂商同意验收方法后，叙述于采购单上。G）紧急采购若发生生产急需或供应商突然无法交货等情况时，采购权责方可向非合格供应商采购，在采购单上注明，并通知技术部，技术部作全面物性检测及使用跟踪。 H）采购原物料的接受标准建立原物料检验标准发放记录，确保厂家按最新的检验标准交货。4.6供应商、委外加工商、外运公司之考核A）考核项目及评分迟交：-1供应商数量不符（正负10%以上）、承运商货物遗失：-1供应物包装不符、承运商损坏外包装：-1小单、急单配合：+1价格配合：+1其他：视实际情况定夺品质：由品保科提供《质量季考核表》B）考核执行供应商考核由采购科执行；委外加工商考核由生产部执行；外运公司考核由行政部执行。4.7奖惩供应商、委外加工商、承运商季考核奖惩A）增加订单：1月内无扣分项，品质分80分以上者； 1月内加分项3项以上，扣分项1项，品质分80分以上者；B）继续支持：1月内扣分在3项以内，品质分60分以上者；1月内无扣分项，无加分项，品质分60分以上者；C）须提出书面改进方案： 1月内扣分项大于3项者；品质分低于60分者；D）取消合格供应商资格： 连续两季在
（3）所列类者，或结果给公司带来严重后果； 擅自改变生产工艺，或产品与检验标准严重不符者； 3年以上未下订单者；4.8每季第一个月10日前，由各负责单位作好考核，并汇总于采购权责单位。5 记录5.1《采购供应商调查表》5.2《原物料请购单》5.3《原物料检验标准发放记录》5.4《全格供应商名册》5.5《委托实验申请单》5.6《供应商考核表》5.7《委外加工商季考核表》5.8《外运厂商季考核表》5.9《实地评估表》 采购管理制度
一、 采购计划管理
（一）、各部门要在每月26日之前做好下一个月的物资需求计划，经部...
公司物资采购制度
公司物资采购管理制度
一、释义
（一）采购物资的分类 本制度所指采购物资分为三类： A类，包括主要原料、公用工程、辅助原料等。 B类，包括设备、润滑油、备品备件、工器具等。 C类，包括化学三剂、分析仪器及试剂等。 除上述物资外，其它物资的采购管理另文规定。
（二）与采购物资管理相关联的二级单位的分类
1、需求使用单位
2、主管部门
3、采购部门
（三）物资需求（采购）计划的分类
1、月度物资需求计划
2、紧急物资需求计划
（四）采购的方式分类
1、招标采购
2、固定厂商、长期报价采购
3、即时询价采购
（五）采购部门和计划部门的划分
1、A类、B类物资的计划部门分别为生产部、设备部，采购部门为供应部。
2、C类物资的计划部门是生产部，采购部门为供应部。
（六）采购物资付款方式分为
1、预付部分款项。
2、货到凭发票报销付款。
3、货到后分期付款。
4、货到延期付款。
5、以上方式的结合。
二、职责
（一）公司供应领导小组负责
1、审议批准《采购物资询议价报告表》。
2、审议决定采取公开招标方式的采购事项。
（二）总经理负责
1、采购合同的批准、签订。
2、《物资采购审批表》的批准。
3、采购付款的批准。
（三）生产副经理负责
1、A、B、C类物资需求（采购）的批准。
2、公司首次更新或首次采用的生产各类采购物资的技术性能的确定、批准，及其《采购物资推荐厂家审批表》的批准。
（四）经营副经理负责
1、《物资采购审批表》的审核。
2、长期物资供应厂家的选定。
3、物资招标工作的组织。
（五）总会计师负责 采购付款的审核。
（六）综合办公室负责 采购合同的审查。
（七）供应部负责
1、负责填写《物资采购审批表》、《采购物资询议价报告表》。
2、负责采购A、B、C类采购物资。
（八）生产部、设备部负责
1、A、B、C类物资需求（采购）计划的审核。
2、A、B、C类采购物资的入库检验或验证。
（九）各二级单位负责
1、提报物资需求（采购）计划。
2、参加物资领导小组会议，审议采购工作相关事宜。
二、程序
（一）物资需求计划及发放程序
1、需求使用单位根据生产经营管理需求每月20日前填写《月度物资需求（采购）计划》。对于确实急需不能列入《月度物资需求（采购）计划》的物资，物资需求使用单位可随时及时填写《物资紧急需求计划》。
2、《月度物资需求计划》或《物资紧急需求计划》经本单位负责人审核，所需物资主管部门的审查，公司分管领导批准后，提报至需求物资的采购部门。
3、供应部根据所需物资的库存情况出库发放物资。
（1）库存数量充足的，先行部分发放或随时发放。
（2）库存数量不足的，执行《物资采购审批程序》后发放。
（3）库存数量充足但发放后库存数量不符合《物资基准库存量明细》规定的库存基准量的，先行全部或部分发放后执行《物资采购审批程序》。
（二）物资采购审批程序 供应部根据按照《物资需求及发放程序》汇总的《月度物资需求计划》或《物资紧急需求（采购）计划》，结合《物资基准库存量明细》和目前物资库存情况，确定应采购物资的品名、数量和拟采取的采购方式，填写《物资采购审批表》，经供应部部长审查，经营副经理审核，总经理批准后实施《物资采购实施程序》。
（三）物资采购实施程序
1、物资采购部门采购人员接到经批准的《物资采购审批表》，先核对采购内容，查阅《物资供应商登记台帐》和其他有关资料后，根据采购物资的缓急程度，参考市场行情及过去采购记录或厂商提供的资料，除经批准的紧急特殊情况外，必须精选三家以上的供应商进行询价。
2、对于厂商的报价资料进行整理后，采购经办人员应深入分析，拟订议价方式及各种有利条件，和经批准的采购方式向厂商议价。
3、采购经办人员询价、议价以及对有关物资的质量、付款方式等内容洽谈完成后填写《采购物资询议价报告表》，经供应部部长审核后，进行采购。必要时与供应商签定《购货合同》，按合同审批程序各级审批后再进行采购。
4、召开采购领导小组会议审议批准。
（四）采购物资验收入库工作程序
1、采购物资到厂后，市场营销科提请采购物资的主管部门对采购物资进行检验或验证。
2、检验或验证合格后，由市场营销科采购人员填写各类《物资入库验收单》，经检验或验证人员签字后物资登记入库。
（五）采购物资付款工作程序
1、采取预付款方式的采购物资，由采购人员凭《采购合同》或《采购物资询议价报告表》，填写《借款单》，经总会计师审核，总经理批准后办理预付款手续。
2、采取除预付款方式之外的方式付款的采购物资，在采购物资到厂入库后，由采购人员凭《采购合同》或《采购物资询议价报告表》，《物资入库验收单》，以及购货发票根据公司财务报销的有关规定经总会计师审核，总经理批准后办理报销付款手续。
三、规定与标准
（一）物资需求（采购）信息传递规定
1、物资需求使用单位必须在《月度物资需求（采购）计划》或《紧急物资需求（采购）计划》上将...
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