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公文办理完毕后，应当根据《中华人民共和国档案法》和其他有关规定，对具有查考利用价值的公文，应及时整理（立卷）、归档，按照有关规定定期向档案部门移交。个人不得保存应当归档的公文。

随着社会的发展，科技的进步，各机关职能的不断扩展，公文以几何级数在增加。面对浩如烟海的公文，人们不能也没有必要保留全部公文，而应有选择地重点保存其中有参考利用价值的公文，以备日后查考，为此，必须规定公文的归档范围。

一、应归档的范围

公文的归档范围，是指应予立卷归档的公文范围。立卷归档就是将办毕公文按照一定的原则组合成案卷后移交档案部门的活动。一个单位公文归档范围的划定必须考虑三个要素：

（1）本机关职能活动，即公文的内容真实地再现本机关产生、发展的历史轨迹，客观地反映了这个单位的管理活动，如行政管理、生产、科研、教学等各种性质单位总是形成具有自身职能活动特点的，其他单位的公文。因此，反映本机关主要职能活动和基本状况的公文应作为归档的重点，这些内容的公文一旦丢弃或销毁是无法恢复，无处可寻的。当然，这里所言的“职能活动的公文”，并不只是“本机关”形成的公文，还应包括本机关为了实现自身职能活动所接受的上下级和其他机关的公文，因为职能的实现总是在与各级各类组织的配合中完成的。

（2）公文办理完毕，即公文在处理程序上已经运转完毕，一方面是指收文程序如签发登记、拟办、批办、承办等各个环节的工作均以处理完毕，完全实现了公文的现实执行效用；另一方面是指发文程序如拟稿、会商、审核、签发、缮印、用印、传递等多种环节的工作已经完成，但对于收文机关来说，其现实执行效用才刚刚开始。可见，归档公文强调的是公文处理“程序”的完毕，而非指公文“信息内容” 的完全处理完毕。

（3）具有查考利用价值，即归档公文必须对本机关日后的工作具有查考凭据作用，或者对社会某一方面的工作具有参考利用价值。公文归档的最终目的只有一个：利用公文承载的信息内容，了解工作情况，解决工作中的问题。如果没有保存利用价值，人们就没有必要花费如此多的人力、物力和时间来进行公文整理、保管、管理、开发信息等工作。

根据国家档案局的有关规定，一般机关的公文归档范围应包括以下内容：

（1）上级针对本机关的指导性的公文，需要本机关认真贯彻执行或参照执行的领导性公文，如上级命令、决定、批复、规定、办法等。

（2）本级机关主要职能活动中形成的公文材料，如工作请示、报告、计划、总结，人事管理决定、通知，财务预决算报表、分析报告及各类账簿、凭证等。

（3）下级机关呈送的报请类公文，如工作请示、重要工作的报告、总结、统计数据等。

（4）同级或不相隶属机关重要的商洽性或审批性公文，或者本机关需参照办理的各种公文，如各种问函和复函，重要规定、办法、通知等。

机关在划定归档范围时，要特别注意以下情况的处理：

（1）联合办理的公文的处理，原件由主办机关整理（立卷）、归档，其他机关保存复制件或其他形式的公文副本。

（2）兼职公文的处理，本机关负责人兼任其他机关职务，在履行所兼职权职责过程中形成的公文，由其兼职机关整理（立卷）、归档。

（3）内部公文的处理，内部公文尽管没有正式公文的格式，如工作计划、总结、会议记录、调查报告等，但它们真实地的记载了机关的工作活动，应划入立卷范围。

（4）常用资料的处理，机关业务工作接收和收集的有关资料，如重要的公文汇集、资料汇编、统计数字、大事记、刊物和有关书籍等，是日常机关工作的重要工具，其本身并不反映本机关职能活动，因此不属于归档范围。但为方便利用，可将其单独整理，保存备查。

二、不予归档的范围

根据国家档案局的有关规定，不予归档的公文材料包括：

（1）重份公文；即同一公文有几份甚至许多份，包括一式多份的收文或发文副本，为办理而制发的复印件。

（2）无查考利用价值的事务性、临时性的公文。

（3）未经领导审阅、签发的未生效公文，一般公文的多次修改稿（只有非常重要的有查考价值的法规性公文、重要的方针政策公文、长远规划等的历次修改稿可以保存，以反映整个公文讨论、修改的全过程）。

（4）公文起草人为撰写公文而收集的素材公文。

（5）与本机关工作活动无关的抄送类公文、无价值的会议公文等。

（6）一般的人民来信及无特殊保存价值的信封。

以上公文归档和不归档的范围，只是一个通用的范围，具体到各机关的归档范围的制定时，应结合自身职能和业务活动的实际情况，制定明确具体的范围，便于文书人员或档案人员实际操作，保证归档案卷质量。

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