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一、创建自定义填充序列后,输入第一个学号,再使用“填充柄”拖动(适用于大量、连续或不连续的数据):如果经常输入大量的且不连续的数字及编号,如多个学年编号不同的学号等等,可以创建自定义序列,具体方法如下:
首先,请选择“工具/选项”菜单,在弹出的“选项”对话框中单击“自定义序列”列表框中的“新序列”选项,然后在“输入序列”编辑列表框中,从第一个序列(此处可以输入98001~98010、99001~99010等学号)元素开始输入新的序列。在键入每个元素后,按Enter键。整个序列输入完毕后,请单击“添加”按钮。
自定义序列中可以包含文字或带数字的文字。如果要创建只包含数字的自定义序列,如本文的“学号”等,则自定义序列后,在输入“学号”前还需要先选定足够的空单元格(一般选定某列即可),然后在“格式”菜单上,单击“单元格”命令,再单击“数字”选项卡,对选定的空单元格应用文本格式,最后在设置了格式的单元格中输入序列项。本例须在A2单元格中输入98001后,将鼠标移动到A2单元格的右下角(填充柄位置),可以看到光标变为一个黑色的十字,这时可按住鼠标左键向下拖动到指定位置松开即可(见图2)。
使用该方法需注意的是:①必须首先自定义序列号;②必须将该列格式设置为文本格式(如序号中包含文字则不行,因为当输入含有文字的数据时Excel自动默认为文本格式)。
小技巧:先输入西文单引号“'”再输入学号:98001(适合于输入超过15位的数字,如输入新版本身份证号码等“数字”不参与计算的场合),这样输入的数字格式自动变为文本格式,可以直接使用“填充柄”拖动,这是一个非常简便的方法。
二、手工输入第一、第二两个相邻的“学号”再使用“填充柄”拖动(适用于连续数字):如:首先在A2单元格中输入98001,在A3单元格中输入98002,然后用鼠标选中A1、A2后直接将鼠标移动到A3单元格的右下角(填充柄位置),当鼠标也变为一个黑十字(见图3),即可按住鼠标左键向下拖动到指定位置松开即可。
三、手工输入首位学号,直接使用“Ctrl+填充柄”组合拖动(适用于连续数字,推荐用此方法):从上面的图2和图3中可以发现两图的98001在单元格中的数字位置是不一样的,图3中98001在单元格右侧,是常规数字格式(数字的默认格式状态是在右侧,但可以改变),图2中的98001在单元格的左侧,是文本格式(文本默认状态是在左侧,也可以改变)。由于Excel在输入数字时自动默认为数字格式,因此上述两种方法,如果不经常输入如此多的“学号”,笔者认为还是第二种方法较为实用,第一种方法较为麻烦,但适用于经常输入重复、不连续的数字(多个学年学号)等,大家可以根据需要或习惯选取。
下面再介绍一种更为简便的方法:首先在A2输入首位学号98001,将鼠标移动到A2单元格的右下角(填充柄位置),当鼠标变为一个黑色的十字时,这时在按住Ctrl键(可以看到黑色的十字光标右上角还有一个小的黑色十字,见(图4)的同时,再按住鼠标左键向下拖动到指定位置松开即可。
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