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有过管理经验的人都知道,管理控制是一个延续、反复发生的过程,在这样的过程中,管理人员总是设法采用各种手段,在特定的期限内以最经济、最有效的方式完成各作业目标,以满足企业的整体策略与目的。具体点说,管理控制无非是管理功能的一部份,它的主要目的是:
1、确立企业组织内部每一管理阶层所应达到的目标。
2、如何在各有关单位和部门之间,最为有效地分配企业的资源,并尽最大的可能性做到基本分配合理。
3、将作业目标与作业计划(以及阶段变化的情况)准确地传达给相关负责人员。
4、启发与诱导各部门主管尽可能的以最简单、有效的方法,领导自己的下属用最为经济的手段完成工作任务。
5、极力维持企业内部各单位之间的平衡,促进整体目标活动的协调。
6、及时正确地指出成绩显著或绩效不佳的部门,并找出所以如此的原因,同时帮助其解决(奖励、加油或给出方法)。 但就管理控制的整个过程而言,控制与规划是同一钱币的两个面。事实上,我们如果将“决策规划”从管理控制过程中分离出来,则控制与规划两个观念都无法独立存在。缺乏规划,管理控制活动不但毫无意义,而且还有可能制造危机;同样,管理人员如果无法预先制订好切合实际的作业计划,并设法结合本身的控制行为与既定的作业决策,那么管理行为就有可能导致组织的冲突与矛盾。 没有既定的决策规划,最伟大的管理人员也不知从何着手控制。所以,所谓管理控制就是确保下属在工作中遵守既定的作业规则,并按照既定的作业计划,随时纠正各种偏差或修正计划(因时间和情况的变化可能形成的对既定作业计划的调整)的作业行为。 下图显示了企业中管理控制的基本过程,我们从图中可以看出整个过程中所包含的主要因素,并大致了解各因素间的相互关系: 管理控制过程的观念框架
1、决定目标 我们都知道,目标的意义是:在一定时间内,我们所需完成的具有一定规模的标的。它的主要功能包括:①提供一个中心点来分配组织资源和拟订作业计划;②提供一个具体的尺度作为评估进度与绩效的指标。所谓目标如:a、2008年必须达到300万元的税后盈利;b、2008年会计年度结束时,公司盈余与净资产的比率应为16%;c、某某产品在某某区域市场的占有率应达到15%;等等。 这里应该指出的是,我们必须明确地知道目标与目的的区别。所谓目的是,企业在一个较长时间阶段,长期追求的整体的标的物或某些重大事项上所欲达到的结果。而目标则是企业在某个阶段内所致力追求的目的,它拥有与时推移和不断改变的特性。因此,企业的目标是否可以圆满达到,常常是可以评估和衡量的,而企业的目的却很难在一定的阶段时间内予以评判。就其性质而言,目的是构成企业策略的基本要素,而且对企业的实质产生重大影响。 决定作业目标也是管理控制过程的重要内容,事实上,所谓决定作业目标即是将整体目的,转化成许多更具体、更实际的作业,让各级员工拥有十分明确的努力方向,然后努力完成限定时间段内既定的任务。 缺乏具体的作业目标,一切企业活动与资源分配都将变得毫无意义。所以,决定目标是规划决策的主要部份。同时,所谓决定目标,又包含着建立责任中心与设定评估绩效的标准。
2、规划与预算 规划是指管理人员,理性地决定欲完成目标需要从事的那些组织活动。制定日后活动、考虑各种可能方案、决定资源的分配等也都属于规划活动的范围。 规划并不等于预算或预测。严格的讲,预算是将组织的既定计划转化为财务数据的形式,因此,预算只是规划过程的一部份。至于预测是估计未来可能发生的状况而无意去改变或影响将来;规划则含有控制情势、改变未来使之更加符合需求的意图。因此,预测虽然是规划过程中所不可缺少的,但它绝不等于规划。
3、评估绩效 将预期的绩效标准与员工的实际表现作比较,并将比较的结果通知有关的主管人员,是管理控制过程中的一大课题。评估绩效所以重要,是在于它能使各级管理人员的责任明确化,从而大幅度提高达成预期结果的可能性。 健全的评估体系至少应包括以下内容:向有关主管提供必要的控制情报以确立责任中心,进而明确划分各级主管人员应负的责任。彼德杜拉克曾经说过:“每一位主管必须完全、确定地负起应有的责任”,这句话,值得我们每一位主管人员认真深思。 维护一定的成绩及重点指导是评估活动的两大目的。所谓维持一定的成绩,是指任何员工在特定期间内的表现,皆需与预定的期望作一比较,这样管理人员才可察觉可能存在的问题,进而设法予以改善,此即所谓的重点指导。因为评估的意义非常广,它不但比较实际绩效与预定绩效,而且衍生两个重要的组织活动:①指出某个阶段内组织存在的问题;②引发管理人员从事分析、决策并采取纠正行动。 按系统论的观点,评估绩效是管理控制过程中的回馈功能。如果员工的绩效未能达到预期的标准,则可以使有关主管提高警惕,迅速调整应对的办法。问题是,要进行评估,我们必须事先建立明确的绩效标准,只有这样,才有可能与员工的实际绩效予以比较。(有两种建立绩效的办法:第一种是在规划过程中即...
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