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工作中有哪些高效时间管理的方法

02月01日 编辑 39baobao.com

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一个成功的人,善用他的时间,是最大成功因素之一。企业发展到今天,一个业务主持者,时间不够用,往往是普遍的现象,既然谁也无法获得比别人更多的时间,那么,唯一的办法是如何计划充分利用你的时间。

(一)充分利用时间 如果想要成功的配时间,你可以使用估计、分配与控制等方法,你还可以种用排定事件先后次序、工作时间表以及分配任务等方式,来在达到目的。 只要低开始将所有的活动按部就班的作成记录时,工作效率自然就侍增高,介这必须在做完一伯事后,就尽快的记录下来,而且,即使是小事,也不容忽略。

(二)排定处理顺序 “对于各种不同的事,是否分配了恰当的时间去做?”“是否将有限的,几小时利用得有效?”要将这些问题放在咫思索,仔细地分析所有的活动,然后,就必须决定何事应先处理。有许多人都从公文堆最上面的一件开始做,结果很可能使堆在下面的旧公文“越陈越香“了。很多事,就是如被搁置以致成了无法解决的问题。 要避免这种错误,只有在每天晚上或早晨,坐在办公桌前先看看那些堆在案上东西,花点时间浏览一番,并且归类,分成数堆,再分别缓急依次排好,这样,“陈年老酒”就可绝迹了。

(三)分派工作 当你应用这原则去处理事情时,一定会发觉有些已拖延了好几天,甚至好几个星期。如此一来,你就该去查明产生这种拖延现象的原因,相信你经常会发现有些职员,拿了薪水却没做他份内的事。你是老板,那么就完全看你怎样防止这类事重演了。通常这种情况下,是应该实施企业管理上的分层负责制度。有人使用下列的方法来改进:

(1)决定那些事由秘书处理;

(2)将一些工作分配给助手做;

(3)然后看看其余的,再次决定那些仍可由秘书或助理“分忧”,此外,就该自己身下厨了。

(四)分配时间 当你注意今天的每一件工作时,就必须决定该花多少时间在这上面,我们把这称为“分配时间”。一大早,口述和笔录大约要30分钟,接下来30分钟就该和老板讨论了,也许你还得要15分钟的时间去应付求职者。如果你九点上班,现在已经十点四十五分了。午餐前,也许要和采购部门接角,而且说不定还得赶到市区去加扶轮衬的取会哩!这就是“时间分配”。它的秘诀是要确定你眼前的工作,到底要用多少时间,那也中只有“经验”这位先生才能帮忙了。只要这样做,你将会很快的发现不必要的琐事,都已分配给属下操心去了,再不会溜到你工作表上,这可替你濞掉不少的麻烦。 有一位身任数家商业杂志社的总编辑,要求属下把信件都送到他办公室里,他必须拆信、看信,再把信件分成若干堆,决定分给属下那位编辑处理,接着亲自送到每人桌上。整个过程平均就了一个钟头,于是,他每天加班,要不然就带着“家庭作业”下班,才有办法把工作完成。除此以外,更坏的是他的编辑人员,不得不等他送信来,是整个编辑部门成天都是口述作业。这位总编辑之所以会这样,就是他想知道下究竟是在做什么事。但终于,他觉悟到自己只是在虚耜时间。以后,他的编辑开始直收信,并做成新闻或新动态的摘要呈给他了,事实证明以往他一直浪费了大半的时间,因为几乎有3\4的信件是向废纸篓报到的。

(五)排定时间表 某大石油公司的一个训练主管,为推销员设计了一个预估工业产品推销方法,他给每人一张表格,并建议他们在每周开始前将它填好。填表只要半个钟头,但在填完后每个人都找出访问客户的最佳途径,而且每个停留点上所该做的事,也都记在上面,再不会被遗忘掉了。把事情依其重要性列成表,从最重要的开始做,完成后,核对一下,再从表中册掉它。何时开始做记录表并不重要,重要的是你心中必须经常有时间表的观念。 这类表的说要作用是,你一次只能做一件事,如果一民两用,做东做酌,那你就已经消着落处理眼前事的能力。

(六)应付意外事件 火车、飞机、公共汽车、轮船等依时间表运行,但依然会有意外事件,同样的情形也可能发生在你身上,所以,为意外事件留时间,是很明智。某百货公司的经理,早计划在星期一举行大减价,而很不巧的,星期日恰好是该公司一年一度的员工野餐活动。当天艳阳高照,是个很难得的好日子,结果星期一早晨,1\4的职员因阳光炙伤而请假,筹备已久的大减价就因而流产了。这就是末预留意处理外事件的时间的一个例子。 聪明人有三个预防此类事件发生的方法:第一每件计划都留有多余的预备时间。第二、努力使自己在不留余地,又饱受干扰的情况下,完成预计的工作。这并非不可能,事实上,工作快的人通常比慢吞吞的人做事精确些。第三、另准备一套应变计划。 假使你为每件工作立下时间限制,你将发现,有三件事已民做成功了:

(1) 迫使自己在规定时间内完成工作。

(2)对你自己能力有了信心。

(3)你已仔细分析过将做的事了,而把它们分解成若干意境单元,是正确迅速完成它们的必要步骤。 一旦拟定了目标,计划好时间表,剩下的关键就

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