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1.首先，新建一个工作表，命名为“1月”，并按照下面的图片设置表头信息。注意：一个进销存表至少要包括：物料编号、名称、数量、单价和总金额等信息，即使是最简单的进销存表也至少要包含上述要素。2.第二，新建一张表格，命名为“数据表”，用来存储【物料编号】和【名称】。注意：一个【物料编号】只能和一个【名称】相对应。
3.下一步，将【物料编号】和【名称】定义成名称，方便进销存总表的数据录入。步骤：选中【数据表】的A1:B11区域，点击【公式】-【定义的名称】-【根据所选内容创建】。4.在弹出的界面中，选择【首行】，并点击【确定】按钮。注意：运行的结果是将A2:A11的区域定义为“物料编号”这样一个名称，B2:B11的区域定义为“名称”。Ctrl+F3可以查看定义的名称。
5.回到“1月”的表中，选中B列空白区域，点击【数据】-【数据有效性】- 选择下拉菜单中的【数据有效性】按钮。6.在弹出的界面中，按照下图在【允许】的下拉菜单选择“序列”，勾选【提供下拉箭头】，来源处输入：=物料编号。设置完成后点击【确定】按钮。7.操作完成后，点击B列的空白单元格提供的下拉菜单，就可以快速录入物料编号了。
8.选中C4单元格，双击并输入：=IF(B4=＂＂,＂＂,VLOOKUP(B4，数据表！$A$1:$B$11,2，)），这样就自动填充了B4单元格对应的名称。然后将C4单元格的公式下拉填充。注意：这里公式中加了个IF函数，为的是当B列单元格为空时，C列单元格也显示空。9.选中A4单元格，双击并输入：=IF(B4＂＂,MAX(A$3:A3)+1，＂＂），自动生成序号，并填充。注意：此处IF函数的意义和C列的一样。
10.完成上述步骤后，只需要在B列选择物料编号，A列的序号和C列的名称都会自动生成。在【上月结存】栏目下输入上月结存的数量和单价，在金额处输入公式：=D4*E4。多个品种可以并列输入。11.在【本月入库】栏目下输入本月入库的数量和单价，在金额处输入公式：=G4*H4。12.在【本月出库】栏目下输入本月出库的数量和单价，在金额处输入公式：=J4*K4。
13.在【本月结存】栏目【数量】处输入公式：=D4+G4-J4，【金额】处输入公式：=F4+I4-L4，【单价】处输入公式：=IFERROR(O4/M4，＂＂)。注意：单价之所以用倒除的方式，主要是因为期初、入库和出库的单价可能不一致。14.日常录入时，当天有出入库可以录入在同一行，也可以一行只录入出库，一行只录入入库。如果强调日期的话，可以将【序号】列改成日期输入或者加入一栏日期。
15.最后一步：月末统计结存数量、金额和平均单价。首先，选中数据区域，选择【插入】-【数据透视表】，如下图设置内容后，点击【确定】按钮。16.将最后一列的【数量】和【金额】拖到【数值求和】框内，将【物料编号】和【名称】放入【行标签】区域，并适当调整数据透视表格式和字段名称，结果如下：17.插入一个【期末单价】的计算字段，用【期末金额】除以【期末数量】就得到了结存平均单价。
以后增添了数据，可以更新数据透视表数据源并刷新即可。注意：同样，数据透视表也可以统计当月入库数量、出库数量及总金额。
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